Обратите внимание! По новым правилам работника больше не нужно знакомить со всеми записями, внесенными в трудовую книжку, под роспись в личной карточке. Также отменено требование заверять его подписью все записи, внесенные в ТК за время работы у этого работодателя.
Инструкция: пишем заявление о переходе на электронную трудовую книжку
Заявление о переходе на трудовые книжки в электронном виде — это письменное обращение работника к работодателю о выборе нового способа фиксации рабочей деятельности.
С 01.01.2022 года начался постепенный перевод сотрудников на электронные трудовые книжки (ЭТК). Работодатели в обязательном порядке письменно уведомляют всех работников (в том числе и директора) о таком переходе до 31.10.2022 (ПП РФ №887 от 19.06.2020).
После получения уведомления сотрудник решает, завести ему ЭТК или оставить бумажный вариант. Решение оформляется в заявительной форме. Установлен срок подачи заявлений о ведении трудовых книжек — до 31.12.2020.
Если сотрудник еще долго не появится на работе (декрет, отпуск по уходу за ребенком, нетрудоспособность), работодатель уведомляет его по почте — отправляет заказное письмо с подтверждением о вручении. В ч. 6 ст. 2 439-ФЗ от 16.12.2019 указано, нужно ли писать заявление о ведении электронной трудовой книжки тем сотрудникам, которые получили уведомление о переходе, но не появятся на работе до конца 2022-го. Такие работники вправе не писать заявку до конца 2022 года: им разрешается перейти на ЭТК в любое время.
Законодательное регулирование
С февраля 2022 года работодатели, перечисляющие страховые взносы с заработной платы работников, стали представлять в Пенсионный фонд новую форму отчета. Основой ее применения являются нормы Федерального Закона от 16 декабря 2019 № 439-ФЗ.
В соответствии с требованиями Закона у работодателей появились новые обязанности, включающие:
- уведомление всех сотрудников организации о внедрении электронных трудовых книжек (до 30 июня 2022 года) – смотреть образец;
- получение заявлений, подтверждающих выбор способа ведения записей о трудовых периодах в отношении каждого работника (до конца 2022 года);
- предоставление сведений в Пенсионный фонд о кадровых перемещениях, приеме на работу и увольнении, т.е. всех данных, которые вносятся в трудовую книжку.
Для отражения сведений о стаже в целях персонифицированного учета работодателем заполняется и направляется в ПФР форма СЗВ-ТД. Она должна быть заполнена на каждого сотрудника, включая совместителей, при:
- заключении трудового договора;
- прекращения трудовых отношений;
- кадровых перемещениях;
- подаче заявления, где изложено желание вести трудовую книжку в бумажном виде.
СЗВ-ТД введена с начала 2022 года и должна быть представлена после того, как были оформлены вышеперечисленные мероприятия. Срок подачи – до 15 числа следующего за действием месяца. Следует учитывать также, что первичная форма по работнику должна содержать информацию о его последней кадровой записи в организации на 1 января 2022 года. Если же в 2022 году никаких мероприятий по сотруднику не зафиксировано, форма по нему должна быть передана в ПФР до 15 февраля 2022 года.
Электронная трудовая книжка: образец заполнения 2022
Правила заполнения формы СЗВ-ТД приведены в Постановлении ПФР № 730п. Рассмотрим пример заполнения электронной трудовой книжки работодателем при наличии нескольких кадровых событий в течении 2022 года по одному сотруднику.
Пример
12.05.2019 г. Зиновьева А.Н. была принята на должность бухгалтера в ООО «Промснаб».
15.06.2022 ее перевели на постоянную работу на должность старшего бухгалтера, а 22.06.2022 сотрудница написала заявление об отказе от ведения бумажной трудовой книжки и выдаче ее на руки.
С 1 декабря 2022 г. ООО «Промснаб» переименовали в ООО «Торговый дом «Промснаб», и в том же месяце, согласно приказу № 75-к от 14.12.2020, Зиновьева уволилась из компании по собственному желанию.
Заполнение ЭТК по данной сотруднице будет следующим:
Первым отчетом по форме СЗВ-ТД в 2022 году станут сведения о переводе на другую должность в июне 2022г. Поскольку отчет подается на работника впервые, работодатель одновременно, первой строкой должен отразить в нем данные о последнем кадровом мероприятии по состоянию на 01.01.2022 – в нашем случае нужно внести запись о приеме сотрудницы на работу в 2019 году. Названия кадровых мероприятий приведены в п. 2.5.3 Правил заполнения, вносить их следует заглавными буквами.
Также форма будет содержать отметку о подаче заявления о переходе на ЭТК – дату подачи заявления работодателю. Трудовую книжку сотруднице выдадут на руки, сделав в ней запись о том, что было подано заявление о предоставлении работодателем сведений о трудовой деятельности, согласно ст. 66.1 ТК РФ. Срок подачи отчета – не позднее 15.07.2020. Выглядеть ЭТК будет следующим образом:
Следующий отчет нужно передать в ПФР не позднее 15.12.2020г., т.к. дата приказа об увольнении – 14.12.2020. Он будет содержать сведения об увольнении Зиновьевой, а также информацию о переименовании работодателя в декабре. Электронная трудовая книжка – образец заполнения ее будет выглядеть так:
В день увольнения Зиновьева получит на руки «Сведения о трудовой деятельности, предоставляемые работнику работодателем» по форме СТД-Р, где будут отражены все вышеперечисленные кадровые события (ее бланк утвержден Приказом Минтруда России от 20.01.2022 № 23н). Данная форма фактически повторяет сведения из СЗВ-ТД, представленных работодателем в ПФР:
Полный путеводитель по кадровым вопросам и по электронной трудовой книжке вы можете посмотреть бесплатно в системе КонсультантПлюс.
Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.
Инструкция по заполнению трудовой книжки
Своим приказом № 320н Минфин изменил некоторые правила ведения и учета бумажных трудовых. Они, в отличие от бланка, уже вступили в силу.
Основания для заполнения трудовой книжки
Трудовая книжка заполняется на основании следующих документов:
- приказ о приеме на работу, переводе, поощрении, увольнении;
- паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
- диплом, аттестат, сертификаты о повышении квалификации и иные документы, подтверждающие образование, квалификацию и специальные знания работника.
Образец
Генеральному директору
Общества с ограниченной
ответственностью «Альфа»
Сундукову Петру Петровичу
от кладовщика Лимонова
Романа Романовича
Заявление
о ведении трудовой книжки в электронном виде
Прошу осуществлять ведение моей трудовой книжки в электронном виде после «1» января 2022 года.
Зачем его подавать
В ч. 2 ст. 2 ФЗ-439 от 16.12.2019 указано, что обязательством каждого работника является сообщение работодателю о своем выборе. Причем выбор производится строго в добровольном порядке. Поэтому вопрос, нужно ли писать заявление о ведении электронной трудовой книжки не стоит, решение принимает сам гражданин и он его оформляет письменно. Ответственность для трудящихся за отсутствие обращения к работодателю не предусмотрена, в этом случае администрация продолжает вести кадровую документацию в прежнем объеме в бумажном виде и дополнительно электронно.
Законодательство предусмотрело эту обязанность для всех работающих граждан без каких-либо исключений. Предельные сроки подачи обращения не распространяются на следующих лиц:
- находящихся на больничном на период истечения предельного срока;
- находящиеся в этот момент в отпуске;
- отстраненные от работы по нормам ТК РФ или других законодательных актов;
- имеющие стаж, но не состоящие в правоотношениях с конкретным работодателем.
Эти граждане вправе заполнить заявление в любой момент, в том числе при трудоустройстве, и предоставить работодателю по основному месту работы. Вновь принимаемым в организацию сотрудникам без трудовых книжек с 2022 года бумажные варианты уже не выдаются.
Как заполнять электронную трудовую книжку?
ЭТК представляет новую форму учета сведений о трудовой деятельности и трудовом стаже рабочего в информационной системе ПФР. Фактически она заменяет собой традиционную трудовую книжку и включает в себя всю ту же информацию, что и бумажный документ, только в цифровом виде. Таким образом, правила заполнения электронных трудовых книжек предполагают передачу в ПФР сведений о трудовой деятельности рабочего, содержащихся в ст. 66.1 ТК РФ . Они включают в себя:
- персональные данные физлица;
- место трудоустройства;
- трудовая функция, предусмотренная договором;
- переводы на прочую постоянную работу, если таковые имелись;
- увольнение со ссылкой на причину, которая послужила расторжению трудовых отношений.
Важно, что работодатель или же уполномоченное им должностное лицо, например, кадровик, бухгалтер или иной специалист, вносит указанные сведения в информационную систему не самостоятельно. Он лишь отправляет информацию о служащем в ПФР в виде отчетов. Для этого была утверждена специальная форма — СЗВ-ТД. Бланк был утвержден постановлением Правления ПФР № 730п. от 25.12.2019 г.
В данный формуляр вносятся все те же сведения, что традиционно указываются в бумажном документе при ведении кадрового учета. Например, если сотрудник был уволен, то в бланке придется указать не только основание расторжения трудовых отношений, но и привести ссылку на соответствующую статью ТК РФ, а также реквизиты приказа об увольнении.
Вдобавок Минтруд разъяснил правила заполнения электронных трудовых книжек. Так, в ведомстве уточнили, что с 07.03.21 г. вступил в силу закон (речь идет о п. 2 и п. 3 ст. 12 закона №27-ФЗ от 01.04.1996 г.) позволяющий гражданам лично обращаться в ПФР с заявлением для добавления данных об их трудовой деятельности, которая ими осуществлялась до 01.01.2022 г.
Иными словами, всех тех сведений, которые были указаны работодателем в бумажной трудовой книжке до обозначенной даты.
Вам также будет интересно:
Нормативная база
Федеральным законом от 16.12.2019 №439-ФЗ с 1 января 2022 года вводится электронная трудовая книжка (далее — ЭТК). Так назвали перевод сведений о рабочей деятельности граждан в информационную базу данных ПФР. Этот переход добровольный, но отведен срок подачи заявлений о ведении трудовых книжек работниками — до 31 декабря 2022 года. Если гражданин не хочет отказываться от традиционного бланка, заставить его никто не сможет. Но каждый работодатель обязан получить от работников письменное согласие на ведение ЭТК в онлайн-виде или сохранение действующего бумажного документа. Иначе уже с начала 2022 года проверяющие смогут штрафовать компании за невыполнение обязанностей по ст. 5.27 КоАП РФ.
На основании постановления правительства от 19.06.2022 №887 уведомлять о новых правилах работы следует до 31.10.2022 года, а получать ответы от подчиненных — до конца года. Для ряда сотрудников введены исключения, и для них сроки сдвигаются. Речь идет про работников на продолжительном больничном или в отпуске (включая отпуск по уходу за ребенком), отстраненные от работы сотрудники. Они вправе написать согласие или отказ от бумажной ТК после того, как вернутся к исполнению должностных обязанностей.
Отдельно прописаны условия для лиц, которые впервые трудоустраиваются после 01.01.2021. С них никаких бумаг брать не надо, они автоматически переходят на электронные ТК.
Как сделать запись о переходе на ЭТК в 2022 г.
Важно, чтобы работодатель соблюдал порядок внесения записи в личные документы работника при переводе на ЭТК, а также правила выдачи документа. За нарушения работодатель может быть оштрафован по ст. 5.27 КоАП РФ . Инструкция, как сделать запись в трудовой книжке о переходе на электронную трудовую книжку, пример:
Последняя запись в трудовой книжке о переходе на ЭТК должна быть заверена. Мы рекомендуем вам следовать установленному порядку учета увольнений сотрудников. Инструкция о том, как заверить запись в трудовой книжке о переходе на электронную трудовую книжку:
- Поставьте подпись работодателя или лица, на которое возложено ведение трудовых книжек в компании.
- Ставите печать на документах, если ее использование предусмотрено нормативными правовыми актами.
- Итоговая запись должна быть заверена самим работником.
- Как только документ будет готов, выдачу бланка необходимо зафиксировать в графе 13 записи о движении трудовой книжки. Содержание записи следующее: «Выдается на основании письменного запроса (ФИО) о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности.
Важно! Запись в выдаче бумажной трудовой книжки должна быть заверена собственноручной подписью работника. С этого момента предприниматель не несет ответственности за ее содержание и хранение. Такие разъяснения дали специалисты Минтруда в письме от 12 февраля 2022 г. № 14-2-Б-150 .
Бланки и образцы уведомлений и заявлений
Формы уведомления и заявлений законом не установлены. Каждый работодатель должен утвердить их самостоятельно.
Предлагаем возможные бланки заявлений от работников и уведомлений о переходе на электронные (цифровые) трудовые книжки в 2022 году:
- Бланк 2022 уведомления о переходе на электронные трудовые книжки: скачать образец формы
- Образец 2022 заполнения уведомления работника о переходе на электронные трудовые книжки в 2022 году: скачать пример
Чтобы письменно уведомить каждого сотрудника о переходе на электронные трудовые книжки в срок не позднее 31 октября 2022 года, можно использовать такое уведомление:
- Бланк 2022 заявления работника о сохранении бумажной трудовой книжки: скачать образец формы
- Образец 2022 заполнения работником заявления о ведении бумажной трудовой книжки: скачать пример
Если работник хочет, чтобы ему продолжили вести бумажную трудовую книжку, он подает такое заявление:
- Бланк 2022 заявления о переходе на электронную трудовую книжку: скачать образец формы
- Образец 2022 заполнения работником заявления о переходе на электронную трудовую книжку: скачать пример
Чтобы начать формировать сведения о трудовой деятельности в электронном виде и отказаться от бумажной трудовой книжки, от работника нужно получить специальной заявление о переходе на цифру. Вот возможный образец:
В КонсультантПлюс есть детальная пошаговая инструкция, как работодателю подготовиться в 2022 году к переходу на электронные трудовые книжки. Бесплатно 2 дня при оформлении доступа к системе К+.
Сотрудники подают заявления до 31 декабря 2022 года. Однако по закону подать заявление можно и после 2022 года (ст. 2 Закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).
Электронная ТК – это основные сведения о трудовой деятельности, которые работодатель обязан передавать в установленные сроки в ПФР. Ведение ЭТК означает, что информация о месте работы, приеме, увольнении работника, его должности, переводе на другую постоянную работу и т.д. фиксируется работодателем в специальной форме «Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица» (СЗВ-ТД), передается в ПФР и хранится в информационных ресурсах Пенсионного фонда. Постепенно в ПФР сформируется база данных о каждом гражданине, работавшем по трудовому договору.
Уведомление о переходе на электронные трудовые книжки в 2022 году
В обязанности всех работодателей входит уведомление работников о введении электронных трудовых книжек. Также нужно уведомить о необходимости сделать выбор, по какой форме будет вестись трудовая книжка работника.
Письменные уведомления необходимо выдать работникам не позднее 31 октября 2022 года (постановление Правительства РФ от 19.06.2022 № 887).
Если работник находится в длительном отпуске, командировке, в декрете или в отпуске по уходу за ребенком, можно направить ему такое уведомление по почте.
В ответ работник должен передать работодателю одно из двух:
- заявление о переходе на электронную трудовую книжку;
- заявление с просьбой продолжить вести трудовую книжку на бумаге.
До 31 декабря 2022 г. включительно нужно собрать от работников заявления об их выборе формы трудовой книжки. Указанные сведения включают в отчет СЗВ-ТД, подаваемый по итогам истекшего месяца.
При отказе от ведения трудовой книжки на бумаге, работодатель должен выдать ее на руки сотруднику. Возможность в последующем вернуться к ведению трудовой книжки на бумаге в ТК РФ не предусмотрена.
Загрузка...
