Новости по теме “График отпусков”

Под графиком отпусков понимается документ, который применяется для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений организации на календарный год по месяцам.

Как составить график отпусков в 2022 году

Ежегодно каждому работодателю нужно составлять график отпусков. В данном материале разберем, когда составляют как утверждают график отпусков на следующий год. Также рассмотрим образец 2022 заполнения графика отпусков, который можно скачать.

  • Что нужно знать про отпуск за свой счет в 2022 году
  • Срок выплаты отпускных по новым правилам: сколько дней?

Когда утверждать график отпусков?

ТК РФ предписывает работодателям утверждать график отпусков не позднее чем за две недели до наступления календарного года (ч. 1 ст. 123 ТК РФ). Обычно этот срок приходится на 17 декабря, о чем указывает в своих разъяснениях и Минтруд России (письмо Минтруда России от 8 декабря 2017 г. № 14-2/ООГ-9399). При этом в силу ч. 4 ст. 14 ТК РФ, если последний день срока выпадает на нерабочий день, то днем окончания срока считается ближайший рабочий день. По мнению Минтруда России, это правило актуально и для срока утверждения графика отпусков.

Однако в целях недопущения нарушения трудового законодательства, связанного с несвоевременным утверждением графика отпусков, целесообразно все же не затягивать его оформление. Тем более, что ТК РФ не запрещает утверждать график отпусков в более ранние сроки, чем за две недели до Нового года. Фактическая дата готовности документа должна быть указана в графе “Дата составления”. Если же организация создана в течение календарного года, на который утверждается график отпусков, то последний следует составлять и дополнять по мере трудоустройства работников.

Срок составления графика отпусков

График отпусков — это ежегодный документ, т.е. составляется он один раз в год. Он должен быть составлен и утверждён не позднее, чем за две недели до будущего года. То есть работник должен быть извещён под подпись не позднее 16 декабря. Составить и утвердить график отпусков можно и раньше, это не запрещено законом и позволит избежать срыв срока и штраф.

Получить оплачиваемый отпуск могут сотрудники, проработавшие в организации не менее полугода. Каждый из них должен быть вовремя извещён и внесён в график отпусков. Сотрудники, которые работают по гражданско-правовому договору, не должны включаться в документ.

Работники, которые написали заявление об увольнении, также должны быть внесены в график. Это связано с тем, что сотрудник может отозвать своё заявление в любой момент.

Сотрудникам, которые работают по совместительству, отпуск должен выдаваться одновременно с отпуском на основной работе. Если отпуск на основном месте работы больше, то по просьбе сотрудника ему должен быть предоставлены дополнительные дни отпуска без сохранения зарплаты. Для этого сотрудник должен предоставить выписку из графика отпусков с основной работы.

Работа с графиком отпусков после его утверждения

Существуют различные точки зрения относительно природы такого документа, как график отпусков, а именно: признается ли он локальным нормативным актом?

READ
Как рассрочить выплаты по исполнительному листу?

Как утверждает Роструд в Письме от 01.08.2012 № ПГ/5883-6-1, а также суды в ряде решений, график отпусков является локальным нормативным актом. В соответствии со ст. 22 ТК РФ работодатель обязан знакомить работников под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью. Соответственно, работодатель обязан ознакомить работников с графиком отпусков. Ознакомление можно заверить путем проставления работником подписи на отдельном листе, в специальном журнале, а также непосредственно в графике отпусков, если добавить в утвержденную форму дополнительную графу (утвержденная форма не является обязательной и может быть изменена).

В дальнейшем необходимо организовать соблюдение графика отпусков и предоставление отпусков работникам в запланированные графиком периоды. График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника.

Допускается внесение изменений в график отпусков. Так, при переносе срока отпуска на другое время с согласия работника и руководителя структурного подразделения в график отпусков вносятся соответствующие изменения с разрешения лица, утвердившего график, или лица, уполномоченного им на это. Перенос отпуска производится на основании документа, составленного в произвольной форме (например, заявления работника, согласованного руководителем).

Составляем график отпусков на 2022 год по новым правилам

Большинство сотрудников предпочитают отдыхать летом. Однако одновременный уход нескольких специалистов с аналогичным функционалом может затормозить работу компании. На помощь придет график отпусков, который позволит распределить законные выходные между работниками так, чтобы не пострадал рабочий процесс. В нашей статье мы расскажем, как заполнить этот документ по новым правилам.

График отпусков — это обязательный локальный нормативный акт, который определяет очередность предоставления сотрудникам ежегодного оплачиваемого отпуска. Он выполняет сразу несколько функций:
• распределяет отпускные периоды между работниками таким образом, чтобы не возникли периоды их острой нехватки. Такое может быть, если несколько сотрудников с аналогичными обязанностями захотели отдохнуть одновременно.
• дает возможность подумать о взаимозаменямости сотрудников и назначить лицо, временно исполняющее обязанности, на период отсутствия основного работника;
• помогает работодателю уведомить сотрудника о предстоящем отдыхе в установленный срок;
• позволяет работодателю заблаговременно оформить отпуск и выплатить отпускные;
• помогает вести расчет неизрасходованных дней отпуска, что важно при расчетах с работников (особенно при увольнении), а также позволяет не допускать накапливания таких дней.

График отпусков должны составлять, как бюджетные, так и частные компании. Исключение из этого правила составляют микропредприятия и некоммерческие организации, которые имеют право отказаться от ведения графиков. При таком отказе они должны закреплять условия ежегодного отдыха сотрудников в трудовых договорах.

Например, в микропредприятии можно заключить письменное соглашение между работодателем и работником, указав это в соответствующем пункте трудового договора по типовой форме (1, 2 ст. 123, ч. 1 ст. 309.1, ст. 309.2 ТК РФ, письмо Роструда от 01.08.2012 № ПГ/5883-6-1, письмо ГИТ в г. Москве от 01.02.2022 № 77/7-1899-21-ОБ/10-3366-ОБ/18-1193).

READ
Коллективная жалоба директору организации

Рекомендуем микропредприятиям и некоммерческим организациям не отказываться от ведения графика отпусков. С ним не придется заключать с работниками новые письменные соглашения каждый раз, когда меняются даты их отдыха. Будет достаточно просто отразить такие изменения в графике.

Рассматриваемого нами документа, может не быть и у работодателей-физических лиц. В силу ст. 305 ТК РФ вопрос о времени и порядке предоставления ежегодного отпуска может быть решен по соглашению с работником (письмо Роструда от 20.12.2011 № 3683-6-1). Вместе с тем ведомство полагает, что при большой численности сотрудников работодателю-физлицу все же целесообразно составлять график.

За отсутствие графика отдыха предусмотрена административная ответственность по ч. 1, 2 ст. 5.27 КоАП РФ. В первый раз:
• должностным лицам грозит предупреждение или штраф 1 – 5 тысяч рублей;
• ИП – штраф 1 – 5 тысяч рублей;
• юрлицам – штраф 30 – 50 тысяч рублей.

Если нарушитель ранее уже был привлечен к административной ответственности за аналогичное нарушение, то:
• должностным лицам грозит штраф в размере 10 – 20 тысяч рублей или дисквалификация на 1 – 3 года;
• ИП – штраф 10 – 20 тысяч рублей;
• юрлицам – штраф 50 – 70 тысяч рублей.

Например, в Волгограде инспектор ГИТ в ходе проверки выявил, что в нарушение ст. 123 ТК РФ в организации отсутствуют графики отпусков для водителей-экспедиторов на 2019 и 2022 годы. Он обвинил директора в совершении административного правонарушения, предусмотренного ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ и назначил наказание в виде административного штрафа в размере 2 500 рублей. Директор обратился в суд. Факта нарушения он не оспаривал, но просил посчитать правонарушение малозначительным и заменить штраф предупреждением.
Однако суд не нашел причин для замены штрафа и оставил его в силе (Решение Краснооктябрьского районного суда города Волгограда от 02.02.2022 по делу № 12-22/2021).

Законом не установлено, кто в компании должен составлять график отпусков. Как правило, это делает специалист кадровой службы. Руководитель может определить работника, ответственного за составление графика отпусков и прописать такую обязанность в трудовом договоре. Например, в компании, где отсутствует штатный кадровик, такую функцию можно возложить на юриста, бухгалтера, секретаря или другого специалиста.

Руководитель также имеет право ежегодно издавать приказ о составлении графика отпусков и назначать в нем работника, ответственного за составление этого документа.

В график отпусков нужно включать всех работников, которые состоят с организацией в трудовых отношениях на день утверждения документа, в том числе тех, с кем в течение года будут расторгнуты трудовые договоры. В график необходимо внести дистанционных сотрудников. При этом пометки о формате работы делать не надо (письма Минтруда России от 09.04.2022 № 14-2/В-395, от 27.03.2022 № 14-2/В-321, письма Роструда от 14.05.2022 № ПГ/12255-6-1, от 09.03.2022 № ПГ/03709-6-1).

READ
Как провести перекредитование ипотеки

Отпуск можно разделять, но хотя бы одна из частей должна быть не менее 14 дней. Количество других частей, их продолжительность, а также день начала отпуска (рабочий или выходной) определяют работодатель и сотрудник по соглашению (письмо Минтруда России от 08.07.2022 N 14-2/ООГ-6477).

Большинство работодателей стараются учесть пожелания всех сотрудников о датах начала и окончания ежегодного отдыха. Собрать их можно, направив сообщения по электронной почте, или раздав опросные листы. В любом случае работодатель должен проверить есть ли у него в компании сотрудники, чьи пожелания по отпуску обязательны. Отдыхать в удобное для них время могут, в частности:
• сотрудники, имеющие трех и более детей в возрасте до 18 лет, младшему из которых еще нет 14 (ст. 262.2 ТК РФ);
• лица, отозванные из ежегодного оплачиваемого отпуска (ч. 2 ст. 125 ТК РФ);
• женщины – перед отпуском по беременности и родам или сразу после него либо по окончании отпуска по уходу за ребенком (ст. 260 ТК РФ);
• сотрудники, не достигшие возраста 18 лет (ст. 267 ТК РФ);
• один из родителей (опекун, попечитель, приемный родитель), воспитывающий ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет (ст. 262.1 ТК РФ);
• почетные доноры России (п. 1 ч. 1 ст. 23 закона «О донорстве крови и ее компонентов» от 20.07.2012 № 125-ФЗ).

В практике нет единого подхода к тому, когда льготники вправе выбрать удобное время отдыха: при составлении графика или в течение всего года. Чтобы не рисковать, лучше скорректировать график, если работник попросит сдвинуть отпуск.

Также следует обратить внимание на внутренних и внешних совместителей. Сведения об отпуске внутреннего совместителя отражают в двух строках – по его должности по совместительству и по должности на основной работе. Причем даты отдыха должны приходиться по двум должностям в один период, так как работодатель обязан предоставить работнику отпуск на работе по совместительству одновременно с отпуском на основной работе (ч. 1 ст. 123, ч. 1 ст. 286 ТК РФ).

Чтобы запланировать даты отпуска внешнего совместителя, можно попросить его предоставить, например, выписку из графика отпусков или соответствующую справку с основного места работы. При отсутствии подтверждающих документов даты можно поставить со слов сотрудника. Если совместитель ошибется в датах или перенесет свой отпуск по основному месту работы на другой срок, то работодатель по совместительству не сможет отказать в предоставлении дней отдыха на том основании, что в графике указана иная дата. В таком случае необходимо скорректировать график.

Если компания использует график отпусков по форме № Т-7 или по другой форме, то помимо проставления соответствующей подписи в специальном грифе «Утверждаю», она также может издать приказ об утверждении графика. Его составляют в произвольной форме, так как нормативно она не установлена. В документ включают информацию о дате утверждения графика, а также прописывают обязанности ответственных лиц (например, уведомлять работников о времени начала их каникул).

READ
Пособие на первого ребенка, путинское пособие

Компания обязана утвердить график ежегодных каникул не позднее чем за две недели до начала календарного года, на который он составляется, то есть до 17 декабря. Можно утвердить график и ранее этой даты, например, если она выпадает на выходной день (ч. 1 ст. 123 ТК РФ, письмо Минтруда РФ от 08.12.2017 № 14-2/ООГ-9399).

Если есть первичная профсоюзная организация, то необходимо заложить дополнительное время на учет ее мнения:
• 5 рабочих дней на получение мотивированного ответа профсоюза;
• 3 дня на дополнительные консультации (если они понадобятся).

Поэтому рекомендуем начать составление графика отпусков за несколько месяцев до его утверждения, например в начале четвертого квартала. Можно предусмотреть срок составления документа в локальном нормативном акте, например в Положении об отпусках (ч. 1 ст. 8, ч. 1 ст. 22 ТК РФ).

Все организации обязаны составлять и утверждать график отпусков на будущий год (ч. 1 ст. 123 ТК РФ). Составлять его на текущий год закон не требует. Если компания была создана, к примеру, в начале года и у нее уже сформирован штат работников, целесообразно оформить график отпусков и в текущем году (письмо ГИТ в г. Москве от 01.02.2022 № 77/7-1899-21-ОБ/10-3366-ОБ/18-1193). Однако его составление во вновь созданной организации в первый год работы ее право, а не обязанность. Если в год создания компания не утвердит график каникул, то сотрудники будут уходить в отпуск по заявлениям с учетом необходимого шестимесячного срока работы (с учетом ч. 2 ст. 122 ТК РФ).

График отпусков на 2022 год можно составить по унифицированной форме № Т-7 или по форме, разработанной компанией самостоятельно. Главное – отразить очередность отдыха сотрудников (ч. 1 ст. 123 ТК РФ).

Если в форме будет меньше сведений об отпусках, чем в унифицированном бланке (например, будет графа для указания даты начала отпуска, но не будет графы для указания количества его дней), это может стать основанием для претензий со стороны контролирующих органов. Чтобы их избежать, лучше свериться с информацией, которую отражают в форме № Т-7. О заполнении графика отпусков по этой форме, расскажем далее.

График отпусков по форме № Т-7 заполняют следующим образом:
• в графе «Наименование организации» указывают название компании, составляющей график;
• в графе «Мнение выборного профсоюзного органа» – дату и номер такого документа (при наличии в компании профсоюза);
• в графе «Номер документа» – порядковый номер графика в соответствии с принятой в организации нумерацией;
• в графе «Дата составления» – дату, не позднее 17 декабря текущего года;
• в графе «На год» – следующий календарный год, на который формируют порядок предоставления отпусков;
• в графе «Утверждаю» – должность руководителя компании, его подпись и расшифровку подписи.

READ
Как написать эл письмо по вакансии

В табличной форме графика:
• в графе 1 указывают наименование структурного подразделения;
• в графе 2 – должность (специальность, профессию) работника согласно штатному расписанию;
• в графе 3 – ФИО сотрудника;
• в графе 4 – табельный номер сотрудника, если в компании работникам присваивают табельные номера;
• в графе 5 – количество календарных дней отдыха;
• в графе 6 – запланированная дата начала отпуска. Необходимо указать конкретную дату начала отпуска. Если прописать только месяц, в котором работнику будет предоставлен отдых, то впоследствии может возникнуть спор о дате начала отпуска. Если дата будет отражена, то сотрудник, если он не относится к льготной категории, обязан будет взять отпуск в это время.
• в графе 10 «Примечание» можно указать, например, сведения об отпусках, перенесенных с прошлого года, либо, то, что отпуск будет предоставлен сотруднику авансом. Например, в графике каникул дни отпуска, часть которого была предоставлена за следующий год авансом, можно отметить так. Указать в графе 5, сколько дней будет предоставлено работнику в будущем году. А в графе 10 сделать запись, что ранее работнику был предоставлен отпуск авансом.

На момент утверждения графика графы 1 — 6 формы № Т-7 должны быть заполнены. Графы 7 – 9 заполняют в течение года по мере ухода сотрудников на отдых.
График подписывает руководитель кадровой службы и утверждает руководитель организации. С утвержденным документом необходимо ознакомить сотрудников под роспись. Для этого можно вставить в таблицу отдельную графу или составить лист ознакомления, где работник поставит дату и подпись.

Здесь можно скачать Бланк графика отпусков на 2022 год и заполнить его по образцу, приведенному нами ранее.

Изменения в график отпусков можно внести в следующих случаях:
1. При переносе отпуска с согласия работника (ст. 124 ТК РФ). Как это сделать расскажем в следующем разделе нашей статьи.
2. При отзыве сотрудника из отпуска (ч. 2 ст. 125 ТК РФ). Поскольку в форме № Т-7 нет специальной графы для внесения сведений об отзыве, можно использовать графу 10 «Примечание». В ней необходимо указать, что сотрудник был отозван из отпуска, и проставить дату отзыва. В графе 8 нужно отразить реквизиты приказа, а в графе 9 – дату начала использования оставшейся части отпуска.
3. При приеме новых сотрудников после утверждения графика отпусков. Порядок внесения изменений для этой ситуации не установлен. В настоящее время на практике используют два варианта отражения отпусков, каждый из которых не противоречит действующему законодательству:
• К действующему графику оформить приложение по унифицированной форме № Т-7 и внести в него сведения об отпусках новых работников. Приложение рекомендуем утвердить, предварительно согласовав с профсоюзом при его наличии в организации (ч. 1 ст. 123, ст. 372 ТК РФ).
• В действующий документ, утвержденный до приема новых работников (ч. 1 ст. 123 ТК РФ), не вносят никакие изменения (дополнения). При желании уйти в отпуск сотрудник направит работодателю заявление в произвольной форме. В случае достижения договоренности о дате начала отпуска работодатель издаст приказ о предоставлении отпуска.

READ
ЕДВ многодетным семьям: размер и правила оформления

Сотрудник имеет право написать заявление о переносе дней отдыха. Кроме того, он может пойти в отпуск вне графика. Что делать в этом случае и как оформить перенос, читайте в нашей статье «Заявление на перенос отпуска по графику».

Если компания использует график отпусков по унифицированной форме № Т-7, то в графе 8 следует указать реквизиты приказа о переносе отпуска, а в графе 9 – дату начала предполагаемого отпуска. Если отпуск будет отгулян в том же календарном году, на который составлен график, то дополнительно в графе 7 нужно зафиксировать фактическую дату его начала.

Если компания использует свою форму графика и в ней есть графа о переносе ежегодного отпуска, то в ней можно отразить перенос отпуска аналогичным образом.

Можно ли в графике отпусков разделять отпуск на части

Вопрос: можно ли в графике отпусков разбить 28 дней на части: одну часть 14 дней и две по 7? Или все-таки в графике отпусков ставить 28 дней, а потом составлять заявления и приказы о переносе? Если у сотрудника по графику отпуск во второй половине года, а ему понадобился отпуск весной, как быть?

Ответ: график отпусков является документом, согласно которому работник обязан использовать свой отпуск. Это документ, обязательный для исполнения работником в соответствии со ст. 123 ТК РФ. Деление отпуска на части изначально в графике отпусков при его утверждении является нарушением, так как не соблюдается целевое планирование отпуска работника на следующий год.

Деление отпуска на части и его предоставление по частям возможно, но только по соглашению сторон и только после утверждения графика отпусков.

Для соблюдения требований законодательства необходимо в графике отпусков указывать (планировать) полное количество запланированных дней отпуска работнику (например, 28 календарных дней), а их деление осуществлять уже после утверждения графика отпусков.

Оптимально делить отпуск на основании заявления работника: работник в заявлении указывает, как он хочет разделить отпуск на части с указанием дат в течение года (как в начале, так и в конце), а работодатель согласовывает это деление.

Обратите внимание: деление отпуска должно осуществляться в соответствии со ст. 125 ТК РФ, одна из частей должна быть не менее 14 календарных дней.

Приказ на предоставление отпуска не является обязательным по закону документом, поэтому его можно не издавать, но при желании его можно оформлять.

Порядок действий

Составьте график по каждой структурной единице. Для этого узнайте, когда работники намерены пойти в отпуск в будущем году, например посредством опросных листов.

READ
Обращение в прокуратуру: образец , примеры заявлений

После сведите данные в единую базу (обычно этим занимается кадровая служба). До официального утверждения графика сводная таблица с датами представляет собой только проект. До утверждения графика необходимо представить проект первичной профсоюзной организации ( ст. 372 ТК РФ ), если в организации действует профсоюз.

Для этого выделяется время:

– 5 рабочих дней на получение мотивированного ответа профсоюза;

– 3 дня на дополнительные консультации (если они понадобятся).

График составляется в свободной форме или по унифицированной форме № Т-7 .

Помните, что отпуск можно разбить на части, но хотя бы одна из частей должна составлять не менее 14 дней.

7 ошибок по графику отпусков, за которые штрафуют

Мы подготовили для вас памятку с наиболее частыми ошибками работодателей по графику отпусков с учетом судебной практики.

Ошибка 1. Позднее утверждение графика отпусков

Штраф неизбежен, если вы утвердили график отпусков не за 2 недели до начала нового календарного года, а позже (Решение Октябрьского районного суда Ростовской области от 02.10.2017 № 12-46/2017).

Если после утверждения графика отпусков вам понадобилось внести в него корректировки (к примеру, изменилась должность сотрудника), оформите не новую редакцию документа, а его изменение. Иначе утверждение новой редакции графика, осуществленное позже установленного ст. 123 ТК РФ срока, будет расценено контролерами и судьями как нарушение трудового законодательства (Решение Юргамышского райсуда Курганской области от 04.08.2017 № 12-14/2017).

Ошибка 2. В график отпусков включены не все сотрудники

Включите в график всех работников, с которыми на момент составления и утверждения графика действуют трудовые договоры. Отсутствие работника в графике отпусков может впоследствии привести к судебным разбирательствам, и высока вероятность, что работник через суд получит с работодателя компенсацию морального вреда в связи с нарушением его права на отпуск (Апелляционное определение Кемеровского облсуда от 12.10.2017 № 33-10931/2017).

Не забудьте включить в график отпусков и увольняющихся сотрудников. Минтруд занимает в этом вопросе непреклонную позицию — в график должны попасть все сотрудники, работающие у данного работодателя по трудовому договору на день его утверждения. В том числе работники, срок трудового договора которых истекает: к примеру, в январе начавшегося года (Письма Минтруда от 27.03.2022 № 14-2/В-321, от 09.04.2022 № 14-2/В-395).

Ошибка 3. В графике отпусков не проставлена дата начала отпуска

Если в графике отпусков забудете проставить дату и месяц начала отпуска сотрудника, от штрафа не удастся отбиться даже в суде (Решение Засвияжского райсуда г. Ульяновска от 10.10.2017 № 12-556/2017). Отсутствие этой информации делает бессмысленным составление графика отпусков.

Несмотря на отсутствие в ст. 123 ТК РФ требования об указании в графике отпусков точной даты начала отпуска сотрудника, лучше проставить в нем день и месяц начала отпуска. Это избавит от претензий трудовых инспекторов (Решение Первомайского райсуда г. Новосибирска от 27.07.2016 № 12-160/201).

А о переносе даты отпуска, если в этом в последующем возникнет необходимость, можно всегда договориться и внести изменения в утвержденный по всем правилам график отпусков.

READ
Акт приема-передачи земельных участков и жилого дома

Ошибка 4. Отражение в графике отпусков неверно определенных частей отпуска

Работодателям часто не удается оспорить в суде штраф за ошибки при разделении отпуска на части. И хотя в трудовом законодательстве нет требования об обязательном получении письменного согласия сотрудника деление отпуска, безопаснее иметь такое подтверждение (Решение Балаковского райсуда Саратовской области от 09.06.2017 № 12-2-127/2017).

В какой форме работодатель будет собирать эти письменные согласия, значения не имеет. Можно собрать с сотрудников заявления с указанием желаемых периодов отпуска или включить в форму графика отдельную графу, где сотрудник собственноручно укажет свое согласие/несогласие с разделением отпуска на части.

Не следует забывать, что одна часть отпуска при его разделении на части не может быть меньше 14 календарных дней (с. 125 ТК РФ).

Ошибка 5. В графике отпусков не отражены дополнительные отпуска

Судьи считают, что в графике отпусков должны найти отражение как основные, так и дополнительные отпуска, на которые работник имеет право: за работу во вредных условиях, ненормированный рабочий день и другие (Решение Свердловского облсуда от 01.09.2015 № 72-974/2015).

Если продолжительность дополнительного отпуска за работу во вредных условиях неизвестна на момент составления графика отпусков, можно сделать пометку об этом в графе «Примечания» и в последующем конкретизировать (ст. 121 ТК РФ, Письмо Минтруда от 18.10.2016 № 14-2/В-1045).

Ошибка 6. Сотрудники не ознакомлены с графиком отпусков

Судьи поддерживают контролеров и штрафуют работодателей за то, что они не ознакомили сотрудников с графиком отпусков сразу после его утверждения (Решение Лоухского райсуда Республики Карелия от 06.12.2017 № 12-23/2017).

Обратите внимание, что не признается состоявшимся ознакомление сотрудников с графиком отпусков, если график просто размещен на стенде в компании (Решение Полесского райсуда г. Полесска от 18.07.2017 № 12-23/2017).

Если вас все же хотят оштрафовать за отсутствие ознакомления сотрудников с графиком отпусков, можно попытаться оспорить его в суде. Аргумент — в законодательстве не установлены сроки для такого ознакомления. Положительные для работодателей судебные исходы есть (Решение Северодвинского горсуда Архангельской области от 09.12.2016 № 12-548/2016).

Ошибка 7. Работодатель не соблюдает график отпусков

Если работодатель не отпускает сотрудника в отпуск в предусмотренное графиком отпусков время, он нарушает трудовое законодательство. В ст. 123 ТК РФ прямо указано, что график отпусков обязателен для работодателя и работника.

Возможно, что работодатель не может отпустить работника в отпуск по графику в силу объективных причин. К примеру, в период эпидемии гриппа и коронавируса много сотрудников одновременно находятся на больничном и уход работника в очередной отпуск по графику может неблагоприятно отразиться на работе компании. В таком случае следует по всем правилам оформить перенос отпуска с письменного согласия сотрудника (ст. 124 ТК РФ).

READ
Как проверить техосмотр

Как правильно составить график отпусков

Статья 123 ТК РФ обязывает работодателей каждый год издавать график отпусков. Этот документ должны соблюдать как работодатели, так и сотрудники. При наличии профсоюза график отпусков до его утверждения надо согласовать с выборным органом объединения работников.

На практике график отпусков составляется по унифицированной форме № Т-7 (утв. постановлением Госкомстата от 05.01.04 № 1). Допустимо разработать свой бланк, в том числе на основании формы № Т-7 (письмо Роструда от 09.01.13 № 2-ТЗ). Процедуру составления и утверждения графика необходимо завершить не позднее, чем за две недели до наступления календарного года.

Организации, созданные в середине года, все равно должны составить график отпусков на этот год. Оформить и дополнять график нужно по мере приема работников (письмо Госинспекции труда в г. Москве от 01.02.21 № 77/7-1899-21-ОБ/10-3366-ОБ/18-1193, см. « Организация создана в 2022 году: должна ли она утвердить график отпусков на текущий год ?»).

Принятый график позволит кадровой службе заранее (не позднее, чем за две недели, ч. 3 ст. 123 ТК РФ) уведомить сотрудника о предстоящем отдыхе. А также следить за тем, чтобы отпуска не накапливались. Напомним, что непредоставление отпуска в течение двух лет подряд запрещено (ч. 4 ст. 124 ТК РФ).

Бухгалтерии график отпусков необходим для того, чтобы вовремя рассчитать и выплатить отпускнику сумму среднего заработка. Сделать это надо в срок не позднее трех календарных дней до начала отпуска (ч. 9 ст. 136 ТК РФ, письмо Роструда от 14.05.20 № ПГ/20884-6-1, см. « Роструд сообщил, как исчислять срок для выплаты отпускных »).

Утвержденный график отпусков нужно также передать главам структурных подразделений компании и линейным руководителям. Это поможет им заблаговременно спланировать работу и при необходимости найти замену уходящему в отпуск сотруднику либо перераспределить его функции.

Заключение

Для оптимизации бизнес-процесса «отпуска сотрудников» лучше всего использовать 1С:ЗУП. С помощью этого решения и интеграции с Битрикс можно выстроить бизнес-процесс от оформления сотрудником отпуска прямо из единого окна на корпортале, настроить согласование заявления на отпуск руководителями, рассчитать отпускные, а также реализовать визуальное отображение когда сотрудник будет в отпуске на корпоративном портале.

Если вам интересно как это можно реализовать в вашей компании, звоните нашим специалистам они проконсультируют вас и проведут бесплатную демонстрацию таких кейсов и покажут возможный функционал.

Поскольку многие вопросы, связанные с составлением и утверждением графика отпусков, не имеют однозначного ответа в законодательстве и в правоприменительной практике, их целесообразно урегулировать внутренними актами организации. Ведь обеспечение порядка в кадровых документах позволит не только обезопасить работодателя от необоснованных претензий со стороны проверяющих органов, но и при необходимости безболезненно разрешить возникшие конфликты с сотрудниками.

READ
Дебиторская задолженность: урегулирование, списание

Составляем график отпусков на 2022 год

При формировании графика отпусков нужно совершить 6 обязательны действий.

Шаг 1 – Определение работников, которые не включаются в график отпусков

В график отпусков не нужно включать работников, если с ними оформлен трудовой договор на срок до 6-ти мес. По сотрудникам, срок трудового договора которых больше 6-ти мес., действуют обычные правила. Кроме того, нужно не забывать о тех, кто в организации временно не работает – в отпуске по БиР, по уходу за ребенком, в отпуске без оплаты или на длительном больничном.

Кроме того, при составлении графика отпусков нужно учитывать мнение работников, которым период отпуска предоставляется по их желанию. Изначально уточняется информация, когда они хотят уйти в отпуск, а потом она вносится в график.

В графике отпусков нужно отразить также внутренних и внешних совместителей, при этом внутренние указываются дважды – по обеим должностям. Периоды отпусков по этим должностям должны совпадать.

Шаг 2 – Включение в график отпусков остатков предыдущих отпускных периодов

Бывает так, что у работника остаются дни отпуска, не использованные за прошлый год. Эти периоды нужно указать в новом графике отпусков вместе с тем периодом, который планируется на 2022 г. Но предоставлять эти дни нужно только с согласия сотрудника.

Работодателю нельзя не предоставлять отпуск сотруднику 2 года подряд. При составлении графика нужно, чтобы сначала работник использовал отпускные дни предыдущего периода, а затем уже нового.

Шаг 3 – Учет пожеланий работников по датам и периодам отпусков

Чтобы минимизировать риск возникновения конфликтных ситуаций с сотрудниками, желательно согласовать с ними даты и периоды отпусков. И предоставить по возможности отдых в те периоды, когда хотят работники. Кроме того, такой подход позволяет избежать переносов сроков отпускных периодов.

Изначально нужно издать приказ о подготовке графика отпусков и собрать информацию от сотрудников. Кроме того, при небольших размерах компании достаточно направить уведомления, в которых указать просьбу предоставить сведения о точных датах начала и окончания периода отпуска и количества дней. Если сотрудник делит отпуск на части, нужно, чтобы одна из них была не меньше 14-ти дней.

Если компания больших размеров, целесообразно задачу по сбору информации об отпусках возложить на руководителей подразделений. Они соберут сведения, проанализируют, согласуют с работниками в связи с особенностями деятельности, а затем передадут информацию в отдел кадров или бухгалтерию.

Шаг 4 – Составление проекта графика отпусков

Когда информация от всех сотрудников получена, можно приступать к составлению проекта графика отпусков. Заполнять можно как унифицированный бланк, утвержденный Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 г. № 1, так и шаблон, самостоятельно разработанный компанией. Во втором случае документ должен содержать обязательные реквизиты и сведения, а сам бланк нужно закрепить в локальной документации работодателя.

Ссылка на основную публикацию