Образец штатного расписания на 2022 год

В графе 3 штатного расписания приводится наименование должности, специальности, профессии, которые указываются в именительном падеже без сокращений. Наименование должности, профессии присваивает работодатель, если работа не связана с тяжелыми условиями труда и представлением льгот, в противном случае при указании должности в штатном расписании нужно ориентироваться:

Штатное расписание: образец-2022

Компании используют штатное расписание для упорядочивания информации о кадровой структуре, количестве работников, зарплатах и надбавках. Обязательно ли утверждать такой документ, по какой форме его составлять и как часто нужно обновлять, расскажем далее в нашей статье.

Штатное расписание – это локальный нормативный акт компании, в котором фиксируют в сводном виде сложившееся разделение труда между работниками (письма Роструда от 15.05.2014 № ПГ/4653-6-1, от 21.01.2014 № ПГ/13229-6-1, от 22.03.2012 № 428-6-1).

Обязательность штатного расписания – вопрос спорный. Существует две противоположные точки зрения.
1. Те, кто считают этот документ необязательным, ссылаются на то, что в ТК РФ нет прямого указания на необходимость штатного расписания и не установлен порядок его принятия. В отличие, например, от такого обязательного документа, как график отпусков, который работодатель должен ежегодно утверждать не позднее чем за две недели до наступления календарного года в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов (ч. 1, 2 ст. 123 ТК РФ).
2. Сторонники версии об обязательности штатного расписания приводят следующие доводы. Трудовые отношения возникают на основании трудового договора и подразумевают личное выполнение сотрудником за плату трудовой функции (ст. 15, 16 ТК РФ). Трудовая функция – это работа по должности в соответствии со штатным расписанием либо конкретный вид поручаемой сотруднику работы. Трудовая функция должна быть прописана в трудовом договоре (ч. 2 ст. 57 ТК РФ). Таким образом, если работник выполняет обязанности по определенной должности или профессии, то это означает, что такая должность или профессия есть у работодателя и поэтому должна быть предусмотрена штатным расписанием. Кроме того, штатное расписание помогает работодателю обосновать сокращение штата. Без этого документа сложно доказать, что увольнение законно и что на момент увольнения в организации не было вакансий, которые необходимо предлагать сокращаемым работникам в соответствии со ст. 180 ТК РФ.

Наличие штатного расписания в организации может быть предусмотрено отраслевыми соглашениями (ч. 8 ст. 45 ТК РФ). Например, пунктом 4.2 Федерального отраслевого соглашения по морскому транспорту на 2022–2024 годы определено, что оплата труда работников устанавливается трудовым договором исходя из должностных окладов, закрепленных в штатных расписаниях, утверждаемых работодателем, а также на основании иных элементов системы оплаты труда в соответствии с локальными нормативными актами организации и коллективным договором.

Ниже мы подробно разберем задачи штатного расписания, которые помогут сомневающимся убедиться в полезности этого документа.

Штатное расписание:
• позволяет четко проследить организационную структуру компании;
• закрепляет штатную численность структурных подразделений и количество штатных единиц по каждой должности (профессии);
• позволяет проследить систему оплаты труда сотрудников;
• устанавливает и закрепляет размеры окладов, тарифных ставок, надбавок;
• облегчает отслеживание вакансий и осуществление подбора персонала на данные вакансии;
• способствует формированию кадрового резерва;
• помогает организовать мероприятия по повышению квалификации кадров;
• позволяет обосновать сокращение штата;
• доказывает, что увольнение законно и что на момент увольнения в организации не было вакансий, которые необходимо предлагать сокращаемым работникам в соответствии с ч. 1 ст. 180 ТК РФ.

READ
Прогул по ТК РФ: что считается, оформление, наказание

Кроме того, штатное расписание могут затребовать контролирующие органы, например:
• при камеральной или выездной налоговой проверке, при встречной налоговой проверке контрагента налогоплательщика (пп. 6 п. 1 ст. 23, пп. 1 п. 1 ст. 31, п. 12 ст. 89, п. 1 ст. 93, п. 1 ст. 93.1 НК РФ, Решение ФНС РФ от 19.06.2019 № СА-4-9/11730@, письмо Минфина РФ от 09.10.2012 № 03-02-07/1-246);
• при документальной проверке достоверности индивидуальных сведений о трудовом стаже и заработке застрахованных лиц (п. 2 приложения 1 к методическим рекомендациям, утвержденным Постановлением Правления ПФР от 30.01.2002 № 11п).

Исходя из своих потребностей, компания может самостоятельно разработать необходимую ей форму штатного расписания или использовать типовую форму № Т-3 (письма Роструда от 09.01.2013 № 2-ТЗ, от 23.01.2013 № ПГ/409-6-1, от 14.02.2013 № ПГ/1487-6-1).

Срок действия штатного расписания законом не ограничен. Поэтому компания может разработать документ в начале своей работы и пользоваться им до момента прекращения деятельности. Жизнь не стоит на месте, и штатное расписание может потребовать корректировки в случае:
• расширения либо сокращения штата или численности работников (ст. 180 ТК РФ);
• переименования структурных подразделений или должностей;
• изменения окладов, размера федерального МРОТ или региональной минимальной заработной платы (при наличии в штатном расписании окладов, тарифных ставок, не соответствующих установленным размерам) и так далее.

Внести изменения в действующее штатное расписание можно в любое время двумя способами по выбору работодателя:
• издать приказ о внесении изменений. Этот способ удобен, если корректировки носят единичный характер. Например, изменилось название должности сотрудника. В этом случае вносимые правки работодатель отражает в приказе, а в штатном расписании в разделе «Примечание» указывает номер и дату приказа о внесении правок;
• оформить штатное расписание в новой редакции и утвердить его приказом. Этот способ оптимален, если изменения носят массовый характер или затрагивают не только наименования должностей, но и структурных подразделений.

При сокращении численности или штата работников новое штатное расписание, как правило, утверждают до начала предупреждения работников об увольнении и вводят в действие не позднее того дня, с которого работники подлежат увольнению в связи с проведением мероприятий по сокращению численности или штата сотрудников (п. 4 письма Роструда от 29.07.2009 № 2263-6-1).

READ
Закон, получения жилья сиротам

При отсутствии необходимости переутверждать штатное расписание заново ежегодно или с другой периодичностью не нужно. Оно может быть утверждено один раз и действовать на протяжении нескольких лет.

По ссылкам можно скачать:

Ниже разберем пример заполнения штатного расписания по форме № Т-3.

В унифицированную форму № Т-3 сведения вносят по следующим правилам:
• название компании указывают в точном соответствии с учредительными документами. Если существует сокращенное наименование, то его следует прописать в скобках ниже полного или за ним;
• код по ОКПО содержит 8-разрядный идентификационный код предприятия. Его можно взять из информационного письма органа государственной статистики;
• «Номер документа». При первичном составлении штатному расписанию присваивают № 1, а в последующем применяют сквозную нумерацию;
• «Дата составления». Необходимо указать текущую дату. Следует учитывать, что дата составления и время, с которого штатное расписание вводится в действие, могут различаться;
• в строке «На период» указывают период действия штатного расписания, а также дату его ввода в действие, например, документ можно ввести в действие с 1 января сроком на год. Период действия фиксировать необязательно;
• в гриф утверждения документа вносят реквизиты приказа по основной деятельности, которым был утвержден документ, а ниже указывают общее количество штатных единиц предприятия.

Далее необходимо внести сведения о конкретных подразделениях и должностях, а также о предусмотренной заработной плате. Для этого:
1. В графе 1 «Наименование структурного подразделения» указывают наименование (колонка 1) и код (колонка 2) структурного подразделения, к которому относится конкретная должность. Эту графу заполняют только при их наличии в компании. Под структурными подразделениями следует понимать как филиалы, представительства, так и отделы, цеха, участки (п. 16 Постановления Пленума Верховного Суда РФ «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса РФ от 17.03.2004 № 2).

Наименования структурных подразделений можно расположить:
• по степени их функциональной важности и далее в порядке подчинения (например, сначала «Администрация», затем производственные подразделения, административно-технические);
• в алфавитном порядке.

В некоторых случаях наименование подразделения влияет на предоставление льгот (дополнительный отпуск, выход на пенсию), поэтому если на предприятии существуют вредные факторы или штатное расписание составляется в учреждениях здравоохранения, при разработке наименования необходимо руководствоваться отраслевыми классификаторами вредных производств.
2. В графе 2 «Код» указывают коды структурных подразделений при их наличии в компании. Кодирование применяется, как правило, когда в организационной структуре компании есть несколько структурных подразделений, а управление кадрами ведется с помощью автоматизированных систем. Кодирование применяется, в частности, для формирования сводной управленческой отчетности, для удобства ведения документооборота. Например, подразделению «Финансовый департамент» присвоен код «02», в его состав входят «Бухгалтерия» и «Отдел труда и заработной платы», которым соответственно присваиваются коды «02.1» и «02.2» и так далее.
3. В графе 3 «Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации», если работа в организации не связана с тяжелыми условиями труда или предоставлением дополнительных льгот (например, дополнительного отпуска), название должности, профессии присваивает непосредственно работодатель.
Как правило, здесь применяют разделение по виду трудовой деятельности, то есть должность предусматривают для персонала, который занимается в первую очередь умственным трудом (управление, сбор, анализ, обработка информации). Понятие «профессия» относится к работникам, занятым преимущественно производственным процессом, физическим трудом (монтажники, строители). Должности указывают в именительном падеже без сокращений (например, заместитель начальника отдела, заведующий кафедрой).

READ
Претензия в мебельный магазин: образец составления

Если законом установлены льготы или ограничения в отношении работы в определенной должности (осуществления определенного вида работ), то при наименовании должностей компания должна использовать:
• Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОК 016-94), утвержденный Постановлением Госстандарта России от 26.12.1994 № 367;
• Общероссийский классификатор занятий ОК 010-2014 (МСКЗ — 08), утвержденный Приказом Росстандарта от 12.12.2014 № 2022-ст;
• Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденный Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37;
• единые тарифно-квалификационные справочники работ и профессий рабочих по отраслям;
• профессиональные стандарты (абз. 3 ч. 2 ст. 57, ст. 195.1 ТК РФ).

Наименование профессии и должности в штатном расписании указывают в составе структурных подразделений и по старшинству (руководитель – заместитель руководителя – ведущий специалист – специалист).

Обязательно приводят разряд, класс (категорию) квалификации работников, например, специалист I категории.

Сотрудников, которые не входят в состав какого-то конкретного структурного подразделения, обычно оформляют как «прочий персонал» — это уборщицы, курьеры и так далее.
4. В графе 4 «Количество штатных единиц» прописывают их количество. Работодатель вправе заранее предусмотреть вакантные должности, которые не будут заняты сразу после утверждения документа. Это позволит в дальнейшем принимать сотрудников, не внося в него корректировок. В этом случае работодатель должен ежемесячно представлять в органы службы занятости информацию о наличии свободных рабочих мест и вакантных должностей (п. 3 ст. 25 Закона РФ «О занятости населения в Российской Федерации» от 19.04.1991 № 1032-1, письмо Минтруда РФ от 25.10.2017 № 14-1/В-953).

Трудовое законодательство не запрещает организациям вводить в расписание неполную штатную единицу, которую указывают в соответствующих долях — 0,25, 0,5. Например, при необходимости приема на работу по совместительству сотрудника на должность налогового консультанта можно указать «0,5». Неполная штатная единица – это не количество работников по одной должности, а необходимый объем работы по ней.
5. В графу 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр., руб.» в зависимости от системы оплаты труда, принятой в организации, вносят:
• фиксированную месячную заработную плату по тарифной ставке (окладу), тарифной сетке в рублях (например, 45 000);
• процент от выручки, долю или процент от прибыли, коэффициент трудового участия, коэффициент распределения и прочее.
Данные о тарифной ставке или окладе не включают компенсационные, стимулирующие и социальные выплаты, так как для них предусмотрены отдельные графы.

READ
Как продать квартиру с перепланировкой без разрешения

Отражение сведений в этой графе имеет свои особенности. У некоторых сотрудников, работающих по сдельной системе оплаты труда, невозможно определить точный размер оклада, поскольку он зависит от итогов выполненной работы. В этом случае в графе 10 «Примечание» можно указать следующее: «Сдельная оплата труда / Сдельно-премиальная оплата труда» и привести ссылку на локальный нормативный акт, определяющий порядок установления оплаты труда, а также ее размер за определенную норму выработки.

В штатном расписании по одноименным должностям следует устанавливать одинаковые размеры окладов. При этом надбавки, доплаты и другие выплаты у разных работников могут различаться, в том числе в зависимости от квалификации, сложности работы, количества и качества труда (письма Роструда от 27.04.2011 № 1111-6-1, Минтруда РФ от 25.10.2017 № 14-1/В-953, ГИТ по городу Москве от 04.06.2022 № 77/10-20706-ОБ/18-1299).

В некоторых случаях суды могут признать правомерным установление работникам, замещающим одноименные должности, различных должностных окладов, если посчитают разницу обоснованной. Например, в ситуации, когда у одного из работников шире круг обязанностей и выше ответственность, что подтверждается должностной инструкцией (Апелляционное определение Красноярского краевого суда от 22.07.2013 по делу № 33-6699).
6. Графы 6, 7 и 8 «Надбавки, руб.» работодатель заполняет исходя из принятой в компании системы оплаты труда, а также из особенностей организации труда или режима рабочего времени. Одни надбавки установлены на законодательном уровне, например, за работу в районах Крайнего Севера и в приравненных к ним местностям. Другие — работодателем в локальном нормативном акте, например, за знание иностранного языка, стаж работы в компании.

Если надбавка, предусмотренная для работников, работающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, начисляется на заработную плату, а не на оклад, то ее размер указать в этой графе невозможно.

В этом случае необходимо сделать в графе 10 ссылку на нормативный акт, которым предусмотрена данная выплата, что позволит ее учесть и правильно рассчитать.

Когда величина надбавки в процентах меняется, например, в зависимости от стажа, то ее можно не указывать, а в графе 10 сделать ссылку на документ, устанавливающий надбавку, что позволит не менять штатное расписание каждый раз при ее изменении.
7. Графу 9 «Всего в месяц» заполняют, если оклад и надбавки указаны только в рублях, без процентов и коэффициентов. При установлении оклада в рублях, а надбавок в процентах от заработной платы высчитать итоговую сумму представляется затруднительным. В этом случае в графе ставят прочерк, а в примечании указывают ссылку на документы, их устанавливающие.
8. В графу 10 вносят любую информацию, относящуюся к штатному расписанию, например, ссылки на локальные нормативные акты организации, устанавливающие виды надбавок и их размеры.

READ
ТСЖ и ТСН: в чем разница, что лучше?

Штатное расписание утверждает руководитель компании своим приказом. С правилами составления такого приказа можно ознакомиться в нашей статье «Образец приказа об утверждении штатного расписания».
Утверждение документа в виде грифа «Утверждаю» формой № Т-3 не предусмотрено. В грифе утверждения штатного расписания необходимо проставить реквизиты соответствующего приказа. Место для проставления печати в документе не предусмотрено.

Штатное расписание необходимо постоянно хранить по месту его утверждения. Если организация не является источником комплектования государственных или муниципальных архивов, его нужно сохранить до момента ликвидации компании (п. «а» ст. 40 раздела 1.3 перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236). При ликвидации компании штатные расписания подлежат экспертизе ценности и возможному включению в состав Архивного фонда РФ.

Сокращать установленные сроки хранения запрещено (п. 4.10 инструкции, утвержденной Приказом Росархива от 20.12.2019 № 237).

Для чего составляют «штатку»

В первую очередь документ необходим для планирования. По своей сути штатное расписание — это перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках, месячный фонд зарплаты в компании. ШР структурирует всю организацию и иерархию в ней. Документ показывает, сколько в компании отделов, какие руководящие органы предусмотрены и какое направление является приоритетным. Имея под рукой форму расписания, любой человек сможет без труда составить мнение о средней численности сотрудников, о ежемесячном фонде заработной платы и о роде деятельности фирмы.

На основании этого локального акта очень удобно формировать фонд оплаты труда, подтверждать обоснованность расходов для ФНС, составлять статистические отчеты и заявки в службу занятости и кадровые агентства. Кстати, важно помнить о том, что если должность обозначена в ШР, то она должна быть занята. Если вакансия есть, а работника нет, служба занятости должна об этом знать. В противном случае, узнав о нарушении, накажут. Это следует из норм Закона РФ от 19.04.1991 № 1032-1 о занятости .

На практике ШР необходимо в работе не только кадровикам, но и бухгалтерам. «Штатка» является одной из форм, которые наиболее часто требуются при налоговых проверках, так как является документом первичного учета. При составлении документа необходимо учесть в нем все требования трудового законодательства и внутренние потребности организации-работодателя.

Эксперты КонсультантПлюс подготовили подробное руководство по работе со штатным расписанием. Разобрали не только как его заполнять, но и как хранить, как предоставлять проверяющим, как делать выписки. Используйте эти инструкции бесплатно.

READ
Можно продлить отпуск по уходу за ребенком?

Какие сведения содержит унифицированная форма штатного расписания?

Штатное расписание — это один из внутренних нормативных документов, который обязана иметь каждая организация (или предприниматель с наемными работниками).

Какие еще кадровые документы следует оформить работодателю, читайте в статье «Кадровые документы, которые должны быть в организации».

Штатное расписание содержит:

  • перечень структурных подразделений;
  • наименование должностей, специальностей и профессий с указанием квалификации;
  • сведения о количестве штатных единиц;
  • информацию о зарплате: тарифные ставки и оклады, надбавки, фонд оплаты труда (ФОТ), в т. ч. по организации в целом.

Штатное расписание своей главной целью имеет определение структуры, штатной численности и размера ФОТ. Документ не содержит фамилии работников и их штатную расстановку по должностям. Штатная расстановка (синонимы: штатное замещение, штатный список) нормативными документами не установлена. Штатное замещение в отличие от штатного расписания не является обязательным документом для организации, тем не менее оно часто используется. Обусловлено это тем, что штатное замещение позволяет отслеживать вакансии, а также заполнение штатных единиц при приеме на работу совместителя или если должность делится между несколькими сотрудниками. Штатное замещение обычно разрабатывается на основе штатного расписания формы Т-3 с добавлением столбца, в который вносятся фамилии, имена, отчества работников, занимающих определенные должности. Если организация применяет в своей деятельности штатное замещение, то нужно учитывать, что этот документ должен храниться 75 лет.

Как оформляется штатная расстановка, детально разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный демо-доступ к системе К+ и бесплатно переходите в Путеводитель по кадровым вопросам.

О сроках хранения кадровых документов читайте здесь.

Важные нюансы: внештатники, вид работы вместо должности

Когда оформляем по всем правилам штатное расписание школы на 2022 год, важно учесть наличие внештатников.

Внештатные сотрудники — лица, привлекаемые в организацию для выполнения разовых работ на основании гражданско-правового договора. На них не распространяется действие трудового законодательства, поэтому в «штатку» они не вносятся (ст. 11 ТК РФ).

Кроме того, желательно, чтобы название указанных в документе должностей соответствовало названиям, указанным в квалификационных справочниках или утвержденных профстандартах.

Образец распоряжения о введении новой должности в 2022 году

Образец распоряжения о введении новой должности в 2022 году

Как утвердить в компании штатное расписание

Как утвердить в компании штатное расписание

Когда штатное расписание уже подготовлено, остаётся сделать так, чтобы он начал действовать. Для этого потребуется вмешательство руководителя учреждения, который в дальнейшем обязан составить определённый приказ об утверждении «штатника» в организации. Нужно отметить, что руководитель вправе назначить ответственными лица, которые будут отвечать за проектирование и заполнение бланка формы. Такими лицами могут быть все кадровики, бухгалтера и юристы предприятия. Конечно, ответственным может оставаться и сам предприниматель, в особенности, когда его учреждение не является большим. Однако в случае, когда руководителем было назначено определённое лицо, требуется отметить его данные в приказе. Помимо этого его данные действия должны быть прописаны в документе трудовых отношений с ним.

Внимание! Любая дата установления «штатника», начало его действительности и составления имеет свойство отличаться. Нужно учесть, что такое расписание разрешается принимать даже после его написания, а также вводить в действие позже самого составления или утверждения.

При составлении распоряжения о введении штатного расписания, необходимо придерживаться следующих элементов:

  • наименование учреждения;
  • название и номер указа;
  • населенный пункт и дата написания документа;
  • дата принятия «штатника», начало действия, включающего количество штатных объектов и сведения месячной заработной выплаты;
  • персональные данные и должности лиц, которые являются ответственными за оформление штатного расписания;
  • указание на дополнение к распоряжению, то бишь сам «штатник» и его реквизиты;
  • подписи и должности учредителя и ответственных за составление документа лиц.
READ
Заявление на отгул по семейным обстоятельствам — образец

Нужно отметить, что вносить штатное расписание рекомендуется с первого числа месяца, так как оплата труда подчинённым выплачивается ежемесячно.

Как утвердить штатное расписание

Необходимо издать приказ или распоряжение работодателя об утверждении штатного расписания. Данный приказ составляется в произвольной форме. Из него должно быть понятно, какое именно штатное расписание принимается и с какой даты оно вводится в действие. В связи с этим, целесообразно оформить утверждаемое штатное расписание как приложение к приказу.

Реквизиты приказа указываются в «шапке» штатного расписания. В форме № Т-3 для этого предусмотрены специальные графы.

Проставлять печать на штатном расписании не надо. Документ можно применять сразу после того, как он будет введен в действие соответствующим приказом.

Знакомить работников со штатным расписанием не требуется (письмо Роструда от 15.05.14 № ПГ/4653-6-1).

Рассчитывайте зарплату и пособия с учетом переноса выходных и повышения МРОТ Рассчитать бесплатно

Кто занимается составлением штатки?

Кто занимается составлением штатного расписания

Составлением ШР, как правило, занимаются экономисты по труду из отдела организации и оплаты труда. Однако на практике разработка этого документа также может быть поручена:

  • бухгалтерам;
  • кадровикам; .

При этом перечисленные специалисты только готовят проект, который в конечном итоге должен быть утвержден руководителем организации. А значит, именно руководитель отвечает за содержание данного локального акта.

Что это за документ

Штатное расписание (штатка) определяет структуру предприятия, его кадровый состав и численность. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 определен бланк штатного расписания — это унифицированная форма № Т-3. Это рекомендованный шаблон, предприятие вправе разработать собственную форму, отличную от унифицированной.

Что касается споров о необходимости этого документа в организации, то мы рекомендуем иметь штатное расписание (ШР), поскольку о нем упоминается в статьях 15 и 57 ТК РФ. На них и будут ссылаться инспекторы, составляя протокол об АП по 5.27 КоАП РФ. Да, микропредприятия и НКО, которые по характеристикам сходны с микробизнесом, избавлены от лишних документов, в том числе ПВТР, ШР, различного рода положений, — они эту информацию «зашивают» в трудовые договоры. Но им это позволяет глава 48.1 ТК РФ, а остальным организациям мы рекомендуем ШР иметь под рукой.

READ
Штрафы за неуплату пенсионных взносов могут вырасти

На картинке — образец штатного расписания сотрудников ООО по унифицированной форме № Т-3.

Образец, как заполнить штатное расписание на 2022 год

Если руководство решило разработать собственную форму штатного расписания для ООО, то обратите внимание на обязательные реквизиты. В документе должны быть указаны:

  • наименование подразделения;
  • наименование должностей;
  • количество штатных единиц;
  • размер оклада;
  • надбавки, если они предусмотрены положением об оплате труда.

Скрывать какие-либо сведения в ШР любого предприятия нельзя. Если единица есть, то она обязательно указывается в форме.

Сведения, отражаемые в штатном расписании

Документ, отражающий структуру штатов, никогда не составляется применительно к конкретным лицам. В него включается информация обобщенного характера, и за счет этого штатное расписание может применяться без особых поправок на протяжении нескольких лет.

Отражают в создаваемом документе не только все структурные подразделения, имеющиеся у работодателя на момент формирования расписания, но и планируемые к созданию в ближайшем будущем. По каждому из подразделений следует показать полный перечень тех штатных единиц, которые предполагается в нем иметь (включая и вакантные), с указанием относящегося к соответствующей должности, специальности, профессии оклада или тарифной ставки.

В ситуации совпадения обозначения трудовой функции и характеризующей ее платы за труд штатные единицы, имеющие одни и те же параметры, поштучно не выделяются, а показываются одной строкой с отражением в этой строке по соответствующей графе расписания количества одинаковых единиц.

Указывая размер оплаты за труд, следует помнить о том, что ТК РФ (ст. 22) требует установления одинаковой платы за труд равной ценности. Поэтому указание интервала пределов, которому может соответствовать оклад, в штатном расписании недопустимо (Письмо Роструда от 27.04.2011 № 1111-6-1).

клад для одной и той же должности должен совпадать, а различия в уровне квалификации, сложности и качестве выполняемой работы по этой должности могут регулироваться надбавками. Соответственно, в штатном расписании также находит отражение величина надбавок и итоговая сумма платы за труд по каждой выделенной в документе штатной единице (или единицам, если их параметры совпадают).

Подведение итогов по сведениям, приводимым в штатном расписании, дает возможность узнать:

  • общую численность штата и число сотрудников в конкретных подразделениях;
  • общий объем фонда платы за труд с выделением в нем цифр, составляющих базовую часть заработка (в виде окладов и тарифных ставок) и часть, сформированную за счет надбавок;
  • распределение ФОТ и его составных частей по структурным подразделениям.

Кроме того, по действующему штатному расписанию можно определить наличие актуальных вакансий, подлежащих заполнению, как в целом по штату, так и применительно к каждому из подразделений.

READ
Претензия в мебельный магазин: образец составления

Образец заполнения штатного расписание

Для оформления штатного расписания была разработана специальная форма Т-3. Однако она не является строгой к применению — фирма может ее изменить, исходя из собственных нужд, либо разработать свою собственную, с применением обязательных реквизитов. Штатное расписание на 2019 год оформляем по всем правилам по предложенной ниже инструкции.

Штатное расписание на 2017 год оформляем по всем правилам

Внесение информации в штатное расписание начинается с указания наименования компании, а в специальном поле справа — согласно справочнику ее код ОКПО.

Далее проставляется номер текущего штатного расписания. Его необходимо присваивать исходя из количества документов, которые ранее использовались в этом году. Рядом записывается дата, когда было составлено данное расписание.

Следом записывается дата, с которой документ начинает действовать. Она может быть аналогична дате составления, либо наступать позднее. Однако недопустимо, чтобы день начала действия был раньше, чем день оформления документа.

Правее от этого поля располагаются графы, в которые записываются сведения о приказе, утвердившем документ (его номер и дата), а также общее количество штатных единиц в нем.

Сам документ выглядит как большая таблица.

Штатное расписание: как оформить его по всем правилам в 2022 году, скачать образец

Графа таблицы «Структурное подразделение» должна содержать наименование отдела, согласно разработанной организационной структуре. В том случае, когда вместе с письменным обозначением отдела введено еще и цифровое, оно должно быть указано в следующей графе.

Как правило, код формируется из цифр, либо первых букв наименования отдела. Однако если у компании открыто несколько филиалов или обособленных подразделений, то в код отдела можно также включить обозначение города, код региона и т. д.

В графу «Должность» необходимо записать название должностей, которые присутствуют в компании. Очень важно оформить структуру документа таким образом, чтобы после указания названия подразделения в предыдущей графе столбцом перечислялись входящие в него должности.

Рекомендуется при указании наименований должностей руководствоваться справочником ОКПДТР. Но для коммерческих компаний это правило не является обязательным к использованию. В то же время бюджетные учреждения обязаны заносить в штатное расписание должности только из этого справочника, и дополнительно еще указывать разряд либо класс работника.

Важно! Коммерческая компания обязана указывать разряд и класс у тех должностей, которые относятся к вредным либо опасным. Этот факт имеет значение при установлении льготного стажа и времени досрочного выхода на пенсию.

В графу «Количество штатных единиц» вносится число работников, которые должны быть приняты на эту должность. Если по ней предусматривается также прием совместителей, то их количество записывается дробным выражением, соответствующем размеру выплачиваемой ставки — например, 0,5.

В графу «Размер оклада» записывается тот оклад, который работник будет получать во время работы на этой должности. Нужно помнить, что точно такой же оклад записывается и в трудовом соглашении с сотрудником.

Также следует учитывать:

  • Если на предприятии либо в отношении данной должности принята сдельная форма оплаты, то в данную графу записывается размер заработка, полученный путем умножения тарифной ставки на объем созданной продукции за месяц.
  • Если для данной должности введена почасовая оплата, то в этой графе можно записать размер оплаты труда за один час. После этого в этой же строке, но в графе «Примечание» необходимо указать — «Почасовая оплата труда», а также сделать отсылку к распорядительному документу, который установил данную особенность.
READ
ТСЖ и ТСН: в чем разница, что лучше?

Далее следует несколько граф, объединенных одним подзаголовком «Надбавки». Сюда нужно записывать сведения о различных стимулирующих выплатах, если таковые имеются и установлены Положением о зарплате, Положением о премировании либо другими внутренними актами. Размер премии может записываться не только фиксированной суммой, но также в виде процента, коэффициента и т. д.

В графу «Всего» записывается общий фонд зарплаты по этой должности. Он рассчитывается как умножение размера зарплаты на число штатных единиц.

В графу «Примечание» нужно заносить различные пояснительные надписи. Например, если на момент оформления нового штатного расписания по какой-либо должности есть вакансия, то этот факт необходимо отразить в данной графе.

Штатное расписание: как оформить его по всем правилам в 2022 году, скачать образец

Завершается составление документа путем подсчета и указания общего количества штатных единиц и общего фонда оплаты труда.

После этого полностью составленный документ должен быть подписан главным бухгалтером и кадровым сотрудником, ответственным за его оформление.

Аналогично, при изменении окладов необходимо соблюдать требования статьи 74 ТК РФ , согласно которой изменение условий трудового договора по инициативе работодателя допускается только в том случае, если оно является следствием изменения организационных или технологических условий труда. Об этом тоже необходимо уведомить всех работников, оклады которых должны измениться, не позднее чем за два месяца.

Требования к документу

Законодательство не требует соблюдения каких-либо особых правил в отношении штатного расписания, за исключением того, что должность или профессия, указанная в нем, должна соответствовать должностям и профессиям, которые работодатель записывает в трудовых соглашениях, оформляемым с каждым работником.

Однако практика выработала ряд рекомендаций, которые желательно все же соблюдать:

  • Рекомендуется придерживаться формы штатного расписания, которая установлена Росстатом (форма Т-3).
  • Утверждать локальный акт следует приказом руководителя.
  • Допускается составление штатного расписания на нескольких листах, при этом прошнуровывать и скреплять их подписью и печатью необязательно. Можно просто скрепить листы скрепкой.
  • В некоторых ситуациях профессии, отраженный в штатном расписании обязательно должны соответствовать справочникам профессий и должностей, а также помимо названия надо еще отражать в документах их шифры (Например, наличие профессий с опасными и вредными факторами).
  • Наличие на штатном расписании фирменной печати не является обязательным.
  • При изменении штатного расписания, если они незначительные, можно просто издать приказ на эти коррективы, а само штатное оставить в прежнем виде.
Ссылка на основную публикацию