Учет ТМЦ, как правило, сопровождается массой вопросов. На нашем форуме можно получить ответ на любой из них. Так, здесь можно узнать, как провести инвентаризацию материалов в программе Смета-Смарт.
Образец Акта на списание ТМЦ
Рассмотрим образец акта списания материальных ценностей: как оформить такой документ и что представляет собой процедура списания ТМЦ? Причин, по которым компания или предприниматель могут решить избавиться от части собственности, может быть множество, но в любом случае требуется сопроводить списание оформлением специального акта. Для законного проведения данной процедуры требуется соответствующее документальное оформление — рассказываем, как составить акт и списать ценности правильно.
Каждая фирма владеет ТМЦ — товарно-материальными ценностями — которые необходимы ей для производства, оказания услуг, торговли. Они подлежат обязательному учёту, что подразумевает постоянное документальное сопровождение. Оснований, по которым компания может списать часть имущества, очень много. Например, продажа контрагенту, замена оборудования более новым, моральное устаревание, непоправимая поломка, порча и т. д. В любом случае, если собственность находилась на учёте, просто так выбросить или продать её нельзя — нужно подготовить акт списания.
Трудность в том, что данная процедура не урегулирована существующими инструкциями «от и до», а порядок скорее сложился на практике, чем регламентирован законом. Работа начинается с того, что организация выявляет необходимость списать какое-либо имущество. Это может произойти в порядке стандартной работы — например, оборудование сломалось, а экспертное заключение показало, что восстановлению оно не подлежит. Бывает, что в организациях целенаправленно создают группу, которая проверяет всё имущество на предмет целостности, хорошего состояния, работоспособности. По итогам проверки составляется список ТМЦ на списание. Нередко в перечень списываемых объектов попадает утерянная собственность.
Списание материальных ценностей оформляется специальным актом, где указывается количество и стоимость списываемых ценностей
Процесс списания ТМЦ проходит следующие этапы:
- выявление товарно-материальных ценностей, подлежащих списанию;
- оценка состояния каждого наименования;
- подготовка документации — акта списания материальных ценностей;
- демонтаж, разборка, продажа (если речь идёт не об утраченных ценностях);
- утилизация;
- когда в ходе утилизации получены материалы, годные к использованию или продаже, их необходимо поставить на учёт;
- списание утилизированных ТМЦ с учёта.
Данная процедура всегда связана с работой комиссии и коллегиальными решениями — единолично ни один представитель организации, включая учредителей, не вправе что-либо списывать и утилизировать. Комиссия включает бухгалтеров, руководителей структурных подразделений, начальников цехов, инженеров и специалистов, способных оценить состояние материальной ценности. В каждом отдельном случае состав комиссии будет определяться спецификой деятельности организации.
В каком порядке определяется величина материальных расходов?
В качестве даты осуществления большинства видов материальных расходов Налоговый кодекс (п. 2 ст. 272) предусматривает дату передачи в производство. При определении величины материальных расходов их сумма должна быть уменьшена на стоимость материалов, не использованных на конец месяца, то есть оставшихся в оперативном запасе на приобъектном или цеховом складе, на рабочих местах (п. 2 ст. 318, ст. 319 НК РФ).
Об оценке материально-производственных запасов при их списании читайте в статье «Методы оценки материально-производственных запасов».
ВНИМАНИЕ! С 2022 года все организации обязаны отображать операции с ТМЦ в соответствии с ФСБУ 5/2019 «Запасы».
Как учитывать списание запасов согласно ФСБУ 5/2019, подробно разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Получите бесплатный пробный доступ к системе КонсультантПлюс и узнайте как правильно отразить списание в бухгалтерском и налоговом учете.
Процедура списания
Процедура состоит из 8 этапов:
- Создается комиссия. В комиссию может войти и руководитель организации, если у него возникнет такое желание. О создании комиссии издается приказ. В нем приводится перечень лиц, из которых состоит комиссия, и содержится указание на необходимость составления списка ценностей, подлежащих списанию.
- Комиссия исследует сами ценности, устанавливает причины списания: поломка, порча, естественная убыль, устанавливает виновных и дальнейшие действия в отношении списанных материальных ценностей.
- Комиссия исследует и анализирует документы, подтверждающие состояние и состав ценностей: отчеты о работе, перечни, отчеты по расходам, калькуляцию и т. д.
- Комиссия фиксирует объем, который требуется списать, утверждает перечень и подводит итоги по сумме, балансовой стоимости.
- Все эти данные отражаются в акте, подписываемом всеми членами комиссии.
- Акт передается на утверждение руководителю.
- Бухгалтерия делает необходимые проводки и отметки в бухгалтерских, финансовых и отчетных документах.
- Комиссия осуществляет контроль за уничтожением списанного имущества, если таковое необходимо.
Если установлено виновное лицо, его вправе привлечь к работе комиссии. В этом случае в акте делается отметка о порядке возмещения затрат организации.
Учет ценностей бухгалтерией осуществляется по фактической стоимости их приобретения, косвенные налоги, оплаченные поставщику, в итоговой сумме не отражаются. Способ списания устанавливается в учетной политике (по себестоимости каждой единицы, по средним показателям себестоимости).
Утвержденный в локальных нормативных документах способ списания не меняется в процессе работы. Иногда акт составляется в присутствии сторонних организаций: при участии сотрудников санитарного или пожарного надзора.
Шаблон приказа
Шаблон не является унифицированным, поэтому организация вправе разработать собственный образец, включив дополнительные реквизиты и положения в соответствии с действующим законодательством.
Хотя компания сама вправе разрабатывать формы приказов и прочих документов, нельзя забывать о том, что они должны быть утверждены во внутренней учетной политике организации и соответствовать ей. В этом документе утверждаются формы первичной документации на предприятии для целей осуществления бухгалтерского учета.
Инструкция по заполнению Акта на списание материалов
- В верхнем правом углу документа вписываем наименование предприятия, а также должность, фамилию, имя, отчество руководителя, который, после оформления акта утвердит его.
- Затем заполняем название документа, а также коротко передать его суть (в данном случае «о списании материалов»), поставить дату: число, месяц (прописью), год.
- Далее переходим к составу комиссии по списанию: должность каждого сотрудника, фамилию, имя, отчество, а также зафиксировать факт списания материальных ценностей и указать причины их списания (непригодность к использованию, выявленные дефекты, завершенный срок амортизации, моральное устаревание и т.д.).
Во вторую часть акта нужно включить таблицу, в которой подробным образом перечислить все материалы, подвергшиеся списанию, их наименование, количество, цену одной штуки и общую стоимость списанных ценностей в целом. Если есть какие-либо примечания по списываемым материалам, их также нужно обозначить в таблице. Под таблицей нужно указать общую стоимость списанных материалов (цифрами и прописью), а после внесения всей необходимой информации в документ, каждый член комиссии подписывает его, и документ передаётся на подпись руководителю организации.
Порядок и правила оформления акта списания на предприятии
Снятие с учета — строго регламентированный процесс, который прописан законодательно.
В первую очередь стоит отметить, что для этого собирается специальная комиссия. В ее составе — обязательно материально ответственные лица, обычно из разных структурных подразделений организации. В их обязанности будет входить поиск и освидетельствование любых обнаруженных неисправностей, повреждений или дефектов.
В качестве объекта, который изучается, может выступать мебель, инструменты, оборудование, ТМЦ, запасы, хозяйственный инвентарь, основные средства, техника, товар и все, что находится на балансе предприятия.
Необходимо не просто зафиксировать в бланке наличие нарушений, следует полностью заполнить акт и указать причину происхождения брака. Нельзя без веских на то оснований производить списание. Кроме того, сам повод обязан быть подтвержден определенной доказательной базой. Существуют инструкции, где четко прописан алгоритм, следует просто действовать по ним. Например, если списываются материалы, могут использовать дополнительные вспомогательные документы.
Что подходит в качестве основания:
- отчеты МОЛ о том, что ценности были использованы;
- отчетность о произведенных объемах продукции (наименованиях, другие данные);
- письменная документация, которая подтверждает расходы материалов в количестве, превышающем установленные нормативы (кроме того, должны быть обоснования этого факта);
- калькуляция, в которой становится понятно, сколько материальных затрат уходит на одну единицу продукции;
- иные учетные или финансовые бумаги.
Акт на списание материалов: право или обязанность
В соответствии с пунктом 1 статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»: «Каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом». Акт на списание материалов является таким первичным учетным документом и применяется для подтверждения факта расходования материальных запасов.
Актуальные вопросы: можно ли списывать материалы (например, канцелярские товары) для текущих и иных нужд, без акта на списание, и является ли формирование акта на списание материалов правом или обязанностью хозяйствующего субъекта.
Из буквального толкования методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов (МПЗ), утв. приказом Минфина России от 28.12.2001 № 119н, следует, что акт необходимо составить в том случае, если в документе по отпуску материалов со склада не указано назначение списания (п. 98 Методических указаний).
Вместе с тем материалы проверок деятельности организаций подтверждают, что формирование акта является обязательным. В качестве примера можно привести материалы, размещенные на официальном информационном портале Муниципального района «Анабарский национальный (долгано-эвенкийский) улус (район)» (Отчет Главы за 2015 год).
Дополним, что акт о списании материалов является также документальным подтверждением расхода для целей налогообложения прибыли (п.п. 1, 2 ст. 272 НК РФ).
Согласно Методическим указаниям, конкретный порядок составления акта расхода материалов устанавливается организацией. В акте расхода указывается наименование, количество, учетная цена и сумма по каждому наименованию фактически израсходованных материалов, наименование продукции, для изготовления которой они израсходованы, либо наименование затрат. На практике некоторые хозяйствующие субъекты оформляют акт о списании материалов с периодичностью один раз в месяц.
В программе «1С:Бухгалтерия 8» реализован более осторожный подход – составление акта по каждому факту списания материалов.
Дело в том, что с ежемесячной периодичностью не всегда согласны специалисты контролирующих ведомств, и зачастую правомерность такого подхода компаниям приходится отстаивать в суде. Несмотря на наличие положительной судебной практики (см., например, Постановление ФАС Московского округа от 13.09.2004 № КА-А40/8081-04), иногда лучше использовать подход, позволяющий избежать судебного разбирательства.
Кто подписывает акт на списание материалов
Чтобы подтвердить правомерность списания материалов, которые числятся за организацией, составляется специальная комиссия. Обычно ее состав назначается руководителем, сюда входят управляющие подразделений, главный бухгалтер, сотрудники, ответственные за данные материалы. Если рассмотрению подлежат особо сложные материалы, здесь должен присутствовать и узкопрофильный специалист. Комиссия составляется по приказу руководителя.
Кроме этого, в составе проверяющей группы могут присутствовать и другие сотрудники компании. После проверки все члены комиссии должны подписать акт. После этого он подается на подпись руководителю организации.
С чего начать процедуру
Для начала, проведите инвентаризацию, чтобы определить ТМЦ подлежащие изъятию. Так вы определите товары с дефектами или испорченные. Далее передайте эти накладные на склад лицу, которое несет материальную ответственность за их расход.
Передачу нужно проводить с помощью накладной-требования. После того как произошло перемещение списываемых ТМЦ на склад, производится их выдача. Принимает решение, списать товар или нет, временная или же постоянная комиссия. Она включает в себя:
- главного бухгалтера;
- материально-ответственное лицо;
- профильный специалист (если в непригодность пришла специализированная техника);
- в комиссии может быть работник органа контроля.
Процедура списания
Независимо от причин, по которым возникла необходимость оформить списание материалов, сначала необходимо созвать бригаду специалистов, которые будут выступать в роли комиссии. Именно они будут решать, действительно ли необходимо списание. Здесь должны присутствовать работники, за которыми числятся рассматриваемые материалы. Часто это материально ответственные лица. Нередко в комиссию входят руководители структурных подразделений, бухгалтеры и другие управленцы. Специально созданная группа должна ознакомиться с материалами, их техническим состоянием, дефектами, неисправностями и повреждениями. Зафиксировав все характеристики, уполномоченные лица подписывают акт, подтверждая тем самым свое согласие на списание.
(Видео: «Нюансы списания материалов»)
Достаточно часто в больших корпорациях процедура списания осуществляется по четким инструкциям, которые разрабатываются специально для этих целей. Нужно понимать, для списания материалов должны быть веские причины. Причем они должны быть подтверждены документально. Без этого процедура списания даже не начинается. Нередко для подтверждения необходимости списания материалов прилагаются дополнительные документы:
- Отчеты о продукции, произведенной за конкретный период;
- Документы, подтверждающие факт расхода материалов выше запланированной нормы;
- Отчеты ответственных сотрудников об использовании материалов;
- Другая учетная и финансовая документация.
Причины списания материалов в акте
После списания материалов финансовое состояние компании изменяется. Естественно, такая хозяйственная операция должна фиксироваться документально. Одним из главных пунктов в составляемом акте является указание причин, по которым возникла необходимость списывать материалы. Естественно, причины должны быть адекватными и вескими:
- передача подразделению;
- порча материалов;
- истек срок годности;
- использование материалов для ремонта оборудования;
- продажа;
- изменение первоначальных характеристик.
Это далеко не весь список причин, по которым может возникнуть необходимость оформления данного документа. Нередко причины определяются характеристиками материала. К примеру, мягкие материалы часто выходят из строя вследствие естественного износа.
Также стоит отметить, созданная комиссия обязана не просто подтвердить законность списания, но и выполнить некоторую другую работу. Например, специалисты осматривают материалы, определяя их стоимость. Если они были повреждены, определяются лица, виновные в этом. Затем специалисты должны правильно оформить акт о списании, и передать его руководителю организации.
Что будет, если не составлять акт
Как упоминалось ранее, если ценности, которые подлежат изъятию, списаны со склада на основании истекшего срока амортизации либо вследствие морального устаревания, форму ТОРГ-16 можно не использовать. В данной ситуации акт составляется в произвольной форме с указанием порядкового номера товара и даты оформления документа.
Также в обязательном порядке прописывается название юридического лица, ФИО директора и название отдела, из которого эти ценности списывают.
Далее по порядку перечислить:
- наименование всех единиц списания;
- их серийные номера;
- количество;
- стоимость за единицу продукции;
- причину списания.
Последней строкой станет бухгалтерская стоимость складских запасов и итоговая цифра, которая подлежит изъятию. Акт должен быть завизирован всеми участниками состава комиссии, подписан директором организации и закреплен гербовой печатью предприятия.
Однако, во многих организациях сроки осуществления данного мероприятия могут затянуться. Поэтому в исключительных ситуациях руководитель может принять решение о том, что такой документ нет необходимости составлять вовсе. Тогда рекомендуется брать в пример систематические указания по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов (МПЗ) и по оформлению первоначальной документации на выдачу ТМЦ в различные филиалы и отделы организации.
Для этого факт передачи внутри структуры предприятия фиксируется в заборной карте лимитов формы М-8 либо с помощью накладной форм Ф-11 и Ф-15.
Подводя итог, следует отметить, что правильные, вовремя составленные акты по списанию ценных запасов в существенной мере облегчает диалог руководства организации и сотрудников налоговой службы. Последствия проверок, конечно же, лучше предотвратить, ведь представители налоговых органов достаточно щепетильно рассматривают действия, которые связаны с расходами компании.
Документ должен иметь один экземпляр. Именно он поступает в распоряжение бухгалтерии, где происходит дальнейшая его обработка и списание материалов с баланса фирмы. Однако любое заинтересованное лицо, к которым относятся члены комиссии, имеет право попросить копию документа для себя. Нет острой необходимости проставлять в документе оттиски. Информация об акте вносится в специальный журнал предприятия, так как он является документом внутреннего оборота.
Список действий, которые потребуется совершить после оформления акта на списание
Для фактического признания изъятия запасов, по окончании формирования акта бухгалтер должен оформить учет для производства.
Поступление материалов на предприятие имеет следующую классификацию:
- От поставщиков за плату.
- Из собственного производства (изготовление материала собственными силами).
- От учредителей.
- При демонтаже оборудования.
- По бартерным операциям.
- Безвозмездное получение.
Исходя из информации, которая указана в акте изъятия и балансовой справке, составляются нижеследующие проводки:
- проводка Д94 К10– отражает бухгалтерскую стоимость запасов, которые подлежат изъятию;
- проводка Д20 К94 – показывает величину денежной стоимости ухудшения или недостачи запасов (в границах разумной естественной убыли);
- проводка Д20/2 К73 – показывает сумму возмещения недостачи на виновное лицо (в случае, когда количество единиц списанных запасов превышает лимит естественной убыли);
- проводка Д99 К10 – отражает уничтожение запасов в результате стихийного бедствия;
- проводка Д99 К68 – восстанавливает НДС (налог на добавленную стоимость), который был уплачен ранее;
- проводки Д91/2 К10 и Д91/2 К68 – списание запасов по договору безвозмездного пользования.
Причем, перед тем, как бухгалтер оформит указанную в последнем пункте проводку, нужно составить большое количество документов.
А именно:
- заявление на выдачу материалов;
- договор;
- товарно-транспортную накладную.
Загрузка...
