Кто является налоговым агентом по НДФЛ

Кто заплатит НДФЛ, если доход выплачивает посредник

Организация-посредник, которая выплачивает вознаграждение за счет комитента физлицу-исполнителю, не является для него источником дохода. Поэтому налоговым агентом по НДФЛ она не признается.

Если указанные в пункте 1 статьи 226 Налогового кодекса лица не являются источниками дохода, перечисляемого ими налогоплательщику, они не признаются налоговыми агентами.

ЧТО НУЖНО ЗНАТЬ ОБ НДФЛ НАЛОГОВОМУ АГЕНТУ

1. Что такое НДФЛ

НДФЛ – это налог на доход физических лиц. Это основной налог для физлиц, им облагаются почти все их доходы, но есть и льготы.

Он удерживается непосредственно из доходов налогоплательщика.

1.1. Кто является налогоплательщиком по НДФЛ

Плательщиками НДФЛ являются (п. 1 ст. 207 НК РФ):

1) граждане, лица без гражданства – налоговые резиденты РФ и нерезиденты РФ, которые получили доход в РФ. Рассчитывают, удерживают и перечисляют налог по общему правилу не сами физлица, а организации и индивидуальные предприниматели, которые выплачивают таким физлицам доходы, – налоговые агенты. Например, НДФЛ с зарплаты работников рассчитывает и удерживает работодатель;

2) индивидуальные предприниматели и физические лица, занимающиеся частной практикой, например нотариусы и адвокаты. Они рассчитывают и уплачивают НДФЛ самостоятельно.

1.2. Есть ли льготы по НДФЛ?

Налоговый кодекс РФ не использует термин “льготы” в отношении НДФЛ. Однако на практике зачастую льготами по НДФЛ называют необлагаемые доходы и вычеты по НДФЛ.

С не облагаемых НДФЛ доходов не нужно исчислять, удерживать и перечислять налог. К таким доходам, к примеру, относятся:

· компенсационные выплаты, которые установлены законодательством РФ, субъектов РФ и решениями представительных органов местного самоуправления (выходное пособие при увольнении, возмещение вреда здоровью и др.) (п. 3 ст. 217 НК РФ);

· алименты (п. 5 ст. 217 НК РФ) и т.д.

Вычеты по НДФЛ уменьшают сумму облагаемого дохода, что, в свою очередь, ведет к уменьшению уплачиваемого налога. Предусмотрено семь видов вычетов. Самые распространенные из них – стандартный вычет “на себя” и на детей, имущественный вычет при покупке или продаже жилья.

Почти все вычеты могут предоставить налоговые агенты по заявлению налогоплательщиков, кроме некоторых исключений, когда вычет физлицо может получить только через налоговую инспекцию.

2. Кто является налоговым агентом по НДФЛ

Налоговыми агентами по НДФЛ являются организации и ИП, если они выплачивают доходы физлицам, а именно:

· обособленные подразделения иностранных организаций в РФ;

· индивидуальные предприниматели и физические лица, занимающиеся частной практикой, например нотариусы и адвокаты (в отношении их работников).

3. В каком порядке налоговый агент исчисляет, удерживает и уплачивает НДФЛ

3.1. Как налоговый агент исчисляет НДФЛ

Налоговый агент должен исчислить НДФЛ со всех выплачиваемых им доходов физических лиц. Это касается как денежных средств, так и доходов в натуральной форме (например, оказание услуг, выполнение работ для физического лица бесплатно или с частичной оплатой).

По НДФЛ установлены ставки: 13, 30, 35, 15, 9%. Какую ставку применять, зависит от вида дохода и того, является ли его получатель налоговым резидентом РФ (ст. 224 НК РФ).

READ
Льготы ветеранам труда по налогам

Наиболее частыми являются ставки 13% и 30%.

Ставка 13% применяется ко всем доходам, для которых не установлены специальные ставки (п. 1 ст. 224 НК РФ). В частности, по ставке 13% облагается зарплата.

Ставка 30% применяется, например, при расчете НДФЛ с доходов нерезидентов (п. 3 ст. 224 НК РФ), если для них не установлено исключений (например, ставка 13% применяется к доходам нерезидента – высококвалифицированного специалиста).

В целом ставки 35, 15 и 9% применяются весьма ограниченным кругом налоговых агентов.

Так, ставка 35% применяется, например, с сумм выигрышей и призов от участия в конкурсах и играх, проводимых в целях рекламы, в сумме, превышающей 4 000 руб.

Ставку 15% применяют российские организации при расчете НДФЛ с дивидендов, выплачиваемых нерезидентам.

Ставка 9% применяется, например, в отношении доходов в виде процентов по облигациям с ипотечным покрытием, эмитированным до 1 января 2007 г.

3.2. Как налоговый агент удерживает НДФЛ

НДФЛ с дохода в денежной форме следует удержать при фактической выплате дохода (п. 4 ст. 226 НК РФ). Как правило, это день, когда вы выплачиваете физлицу деньги или перечисляете их по его указанию третьим лицам.

Но есть случаи, когда НДФЛ удерживается не в момент выплаты денег физлицу, а позже. Например, аванс по зарплате. В момент его выплаты НДФЛ не нужно удерживать, так как датой фактического получения дохода в виде зарплаты является последний день месяца, за который она начислена (п. 2 ст. 223 НК РФ). То есть при выплате аванса у физлица, с точки зрения НДФЛ, доход еще не возникает. Налог нужно будет удержать, только когда вы выплатите вторую часть зарплаты по окончании месяца (п. 4 ст. 226 НК РФ).

Еще пример – командировочные, которые облагаются НДФЛ (например, суточные сверх норм). В момент их выплаты физлицу перед поездкой налог удерживать не нужно. Датой фактического получения дохода в этом случае будет последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет работника (пп. 6 п. 1 ст. 223 НК РФ). Значит, удержать налог нужно будет из ближайшей к этой дате денежной выплаты, например из очередной зарплаты (п. 4 ст. 226 НК РФ).

С доходов в натуральной форме (подарки сотрудникам и др.) налог удерживается из доходов, выплачиваемых физлицу в том же году в денежной форме. НДФЛ необходимо удерживать начиная с выплаты, ближайшей к дате передачи дохода в натуральной форме (пп. 2 п. 1 ст. 223, п. п. 4, 5 ст. 226 НК РФ).

Если у сотрудника или иного физлица, для которого вы являетесь налоговым агентом, возник доход в виде материальной выгоды, по общему правилу нужно удержать НДФЛ из его последующих доходов, выплачиваемых в том же году в денежной форме. Налог необходимо удерживать начиная с выплаты, ближайшей к дате фактического получения дохода в виде материальной выгоды (пп. 3, 7 п. 1 ст. 223, п. п. 4, 5 ст. 226 НК РФ).

READ
Кто освобождается от уплаты земельного налога

3.3. Как налоговый агент уплачивает НДФЛ

По общему правилу налоговый агент перечисляет НДФЛ в налоговый орган по месту учета не позднее первого рабочего дня, следующего за днем выплаты этих доходов физическому лицу. Однако для налога, удержанного с некоторых видов доходов, установлены специальные сроки уплаты. Так, НДФЛ с отпускных и больничных перечисляется в бюджет не позднее последнего дня месяца, в котором были выплачены такие доходы.

Если налоговый агент не перечислит НДФЛ в бюджет, он может быть привлечен к ответственности.

4. В каком порядке налоговый агент ведет учет НДФЛ и отражает исчисленный и удержанный НДФЛ в отчетности

4.1. Как вести налоговый учет по НДФЛ

Вести налоговый регистр – одна из обязанностей налогового агента, неисполнение которой может повлечь довольно серьезные штрафы.

Такой регистр каждый налоговый агент разрабатывает самостоятельно, поскольку утвержденной формы нет. При разработке регистра за основу можно взять утратившую силу форму справки 1-НДФЛ.

В налоговый регистр нужно включить обязательные сведения:

· идентифицирующие налогоплательщика, включая его статус налогового резидентства;

· о выплаченных ему доходах: вид дохода, сумму дохода до уменьшения на вычеты и с учетом налоговых вычетов (до уменьшения на сумму НДФЛ), дату фактического получения и выплаты дохода;

· о предоставленных вычетах: вид и код вычета, его сумму, а также сведения о расходах и суммах, уменьшающих налоговую базу по НДФЛ;

· об исчисленном и удержанном НДФЛ: сумму налога, дату его удержания и перечисления, а также реквизиты платежных поручений на уплату НДФЛ.

4.2. Как отразить исчисленный и удержанный НДФЛ в отчетности

Налоговые агенты должны отчитаться в налоговый орган о доходах, выплаченных физлицам, и об исчисленном и удержанном с них НДФЛ.

Отчетность агента состоит из расчета 6-НДФЛ и справки 2-НДФЛ.

Отличаются они друг от друга тем, что в расчете 6-НДФЛ указываются обобщенные сведения по всем физлицам, получившим доходы от налогового агента, а в справке 2-НДФЛ – по каждому физлицу в отдельности.

4.2.1. Как отразить исчисленный НДФЛ в отчетности

Сумма исчисленного НДФЛ отражается:

· по строке 040 разд. 1 расчета 6-НДФЛ. Эта сумма исчисляется со всех доходов по всем физлицам с начала года. При этом в ее составе отдельно по строке 045 выделяется сумма НДФЛ, исчисленного с начала года с дивидендов (ст. 216 НК РФ, п. п. 3.1, 3.3 Порядка заполнения расчета 6-НДФЛ);

· в поле “Сумма налога исчисленная” разд. 5 справки 2-НДФЛ (гл. VII Порядка заполнения справки 2-НДФЛ).

4.2.2. Как отразить удержанный НДФЛ в отчетности

Сумма удержанного НДФЛ отражается:

· по строке 070 разд. 1 расчета 6-НДФЛ. Этот показатель представляет собой налог, который удержан с начала года со всех доходов физлиц (ст. 216 НК РФ, п. п. 3.1, 3.3 Порядка заполнения расчета 6-НДФЛ);

READ
Налог на добавленный доход ндд что это: как рассчитать, размер

· по строке 140 разд. 2 расчета 6-НДФЛ. Указывается сумма НДФЛ, удержанного с доходов, выплаченных физлицам на дату, указанную по строке 110 (п. 4.2 Порядка заполнения расчета 6-НДФЛ). В разд. 2 расчета отражаются операции за последние три месяца отчетного периода;

· в поле “Сумма налога удержанная” разд. 5 справки 2-НДФЛ (гл. VII Порядка заполнения справки 2-НДФЛ).

5. Какие штрафы по НДФЛ предусмотрены для налогового агента

Штрафы установлены за нарушение обязанностей налогового агента (п. 1 ст. 226, п. 2 ст. 230 НК РФ). Размер штрафа зависит от вида нарушения.

За неуплату (неудержание, неполное удержание, неполную и (или) несвоевременную уплату) НДФЛ вас могут оштрафовать на 20% от неуплаченной (неудержанной) суммы налога (ст. 123 НК РФ).

Кроме того, за неперечисление (несвоевременное перечисление) удержанного НДФЛ в бюджет подлежат уплате пени (п. п. 1, 7 ст. 75 НК РФ).

За нарушения при составлении и сдаче отчетности по НДФЛ предусмотрены следующие штрафы.

1. За нарушение срока представления расчета 6-НДФЛ вам могут начислить штраф в размере 1 000 руб. за каждый полный или неполный месяц со дня, установленного для его представления, и до дня, когда он был представлен (п. 1.2 ст. 126 НК РФ). А если не сдать вовремя справки 2-НДФЛ, то вас оштрафуют на 200 руб. за каждую не сданную вовремя справку (п. 1 ст. 126 НК РФ). Помимо этого за непредставление в срок указанных документов работника, ответственного за их подачу, могут оштрафовать на сумму от 300 до 500 руб. (примечание к ст. 2.4, ч. 1 ст. 15.6 КоАП РФ).

2. За ошибки и недостоверные сведения в справках 2-НДФЛ и расчете 6-НДФЛ предусмотрен штраф в размере 500 руб. за каждый документ с ошибками, а также штраф с руководителя организации в размере от 300 до 500 руб. (п. 1 ст. 126.1 НК РФ, примечание к ст. 2.4, ч. 1 ст. 15.6 КоАП РФ).

3. Если вы должны были сдать расчет 6-НДФЛ в электронном виде, а подали его на бумаге, то вас могут оштрафовать на 200 руб. (ст. 119.1 НК РФ).

· индивидуальные предприниматели и физические лица, занимающиеся частной практикой, например нотариусы и адвокаты (в отношении их работников).

КБК для перечисления сумм налога

В 2022-2022 годах действуют следующие КБК НДФЛ (приказы Минфина России от 29.11.2022 № 207н, от 08.06.2022 №99н):

  1. 182 1 01 02010 01 1000 110 — код для перечисления НДФЛ с доходов, выплачиваемых налоговым агентом налогоплательщику. Исключением являются доходы, полученные в соответствии со ст. 227, 227.1, 228 НК РФ.
  2. 182 1 01 02022 01 1000 110 — код для перечисления НДФЛ, полученного физическим лицом — индивидуальным предпринимателем, нотариусом либо адвокатом или лицом, осуществляющим иную предпринимательскую деятельность по ст. 227 НК РФ.
  3. 182 1 01 02030 01 1000 110 — перечисление налога с доходов физических лиц, полученных по ст. 228 НК РФ.
  4. 182 1 01 02040 01 1000 110 — код для перечисления налога с доходов иностранных граждан, осуществляющих деятельность в соответствии с патентом. Платеж НДФЛ представляет собой в данном случае фиксированный авансовый платеж и совершается на основании ст. 227.1 НК РФ.
READ
Кто является налоговым агентом

С нюансами при уплате НДФЛ можно ознакомиться в рубрике «Сроки и порядок уплаты НДФЛ».

В 2022-2022 годах действуют следующие КБК НДФЛ (приказы Минфина России от 29.11.2022 № 207н, от 08.06.2022 №99н):

Кто является налоговым агентом

Обзоры КонсультантПлюс

Согласно НК РФ , налоговые агенты относятся к лицам, имеющим равные с налогоплательщиками права. А вот их обязанности прописаны особо в п. 3 ст. 24 НК РФ. Они обязаны:

Доходы в виде дивидендов от долевого участия в организации

Налоговым агентом по взысканию и уплате НДФЛ организация выступает и в случае перечисления дивидендов, начисленных в пользу предпринимателя (п. 3 ст. 214 НК РФ). Причем это правило должно выполняться даже в случае применения ИП системы налогообложения в виде УСН.

Подробнее о расчете налогов с дивидендов, выплаченных организациями, читайте в нашей статье «Как правильно рассчитать налог на дивиденды?».

Напоминаем: налоговая ставка по доходам, полученным отечественными предпринимателями в виде дивидендов, составляет 13% (ст. 224 НК РФ).

  • предприниматели, применяющие УСН, включают полученные проценты во внереализационные доходы (письмо Минфина России от 06.04.2017 № 03-11-11/20549);
  • предприниматели, находящиеся на патенте и ЕНВД, с процентных доходов самостоятельно исчисляют НДФЛ, перечисляют его в бюджет и сдают по нему отчетность.

Забытый НДФЛ — инструкция от налоговиков

Что делать налоговому агенту, если в прошлом году он ошибочно не удержал НДФЛ из доходов сотрудника? При этом сотрудник продолжает трудиться на прежнем месте работы и получать облагаемые НДФЛ доходы. Как в этом случае исполнить обязанности налогового агента?

ФНС предлагает следующий порядок действий (письмо 24.04.2022 № БС-3-11/4119@):

  • удержать НДФЛ при выплате текущих доходов и перечислить его в бюджет;
  • представить уточненный расчет 6-НДФЛ;
  • подать корректирующую ставку 2-НДФЛ.

Сообщать в ИФНС и сотруднику о невозможности удержать налог, как этого требует п. 5 ст. 226 НК РФ, не нужно.

Если ни того ни другого получить не удалось, проверьте статус физлица на сайте ФНС. Для этого нужно знать его ИНН:

Когда компания освобождается от обязанностей налогового агента по НДФЛ в 2016 году

Российские компании, которые выплачивают доход физлицу – налогоплательщику, признаются налоговыми агентами (п. 1, 2 ст. 226 НК РФ). В каких случаях организация не является налоговым агентом по НДФЛ также установлено в статье 226 НК РФ. Самостоятельно уплатить НДФЛ нужно:

  • физлицам, которые зарегистрированы как ИП, нотариусам, адвокатам, которые занимаются частной практикой (ст. 227 НК РФ);
  • физлицам, которые получили доход от организаций, не являющихся налоговыми агентами, в том числе по договорам аренды (ст. 228 НК РФ). Минфин России неоднократно давал пояснения, что под такими организациями нужно понимать «иностранные компании». При заключении договора аренды имущества физлица компания будет являться налоговым агентом по НДФЛ (письма Минфина России от 02.06.15 № 03-04-06/31829, от 07.03.14 № 03-04-06/10173, от 27.02.13 № 03-04-06/5601, ФНС России от 01.11.10 № ШС-37-3/14584@).
  • физлицам, которые продали свое имущество (если оно подлежит обложению НДФЛ);
  • физлицам, которые получили наследство в виде вознаграждения автору за произведение, изобретение.
READ
Можно ли оплатить налоги за другого человека с карты

По сделкам с такими налогоплательщиками организация не является налоговым агентом по НДФЛ.

Так же организация не является налоговым агентом по НДФЛ:

  • по операциям РЕПО, объектом которых являются ценные бумаги (ст. 214.3 НК РФ);
  • по операциям займа, который выдан ценными бумагами (ст. 214.4 НК РФ),
  • по доходам участников инвестиционного товарищества (ст. 214.5 НК РФ);
  • по доходам по акциям, если они выплачиваются не напрямую, а через иностранную компанию, действующую в интересах третьих лиц (депозитария) (ст. 214.6 НК РФ);
  • по операциям с ценными бумагами, с финансовыми инструментами срочных сделок, при выплатах по ценным бумагам российских компаний (ст. 226.1 НК РФ).
  • резидентов от источников в РФ и за ее пределами;
  • нерезидентов от источников в РФ.

Правовой статус налоговых агентов

  • По НДФЛ налоговыми агентами признаются все работодатели. Выплачивая доход своим работникам и прочим физлицам, они должны удерживать из него подоходный налог, затем перечисляя его в бюджет. Агенты обязательно сдают в ИФНС отчетность по НДФЛ: ежегодные справки 2-НДФЛ и ежеквартальную форму 6-НДФЛ.
  • По НДС налоговыми агентами признаются лица, которые сами к плательщикам данного налога могут и не относиться. Так, организация может стать агентом по НДС, арендуя госимущества у органов власти, или покупая реализуемые в России товары (услуги, работы) у иностранных лиц, либо при реализации товаров иностранных продавцов в качестве посредника при участии в расчетах и т.д. (ст.ст. 146, 161 НК РФ). Если агентом выступает плательщик НДС, он может принять налог, уплаченный в этом качестве, к вычету (п.3 ст. 171 НК РФ). Подавая декларацию по НДС, агент обязательно заполняет в ней раздел 2 о налоге, подлежащем уплате по данным налогового агента.
  • Понятие «налоговый агент» по налогу на прибыль относится к организациям, выплачивающим: дивиденды юрлицам (российским и иностранным), проценты по ценным государственным или муниципальным бумагам (ст. 310.1 НК РФ), доходы иностранным фирмам без постоянных представительств в РФ (п. 1 ст. 309 НК РФ). Правовой статус налоговых агентов обязывает их, как и плательщиков налога на прибыль, подавать декларацию, а если налог удерживался за иностранных юрлиц – налоговый расчет.

Каковы обязанности налогового агента по НДФЛ?

Налоговый агент по НДФЛ выполняет функции сборщика налогов с доходов физических лиц. Обязанности налоговых агентов по НДФЛ заключаются не только в расчете налога, его удержании и перечислении в казну, но и в сдаче своевременной отчетности по нему.

В данный момент по российскому законодательству к налоговым агентам по НДФЛ относятся:

READ
Кто не является плательщиком НДФЛ

Обязанности и ответственность налогового агента

К обязанностям агента по любому налогу сводится:

  • точный расчет суммы;
  • ее удержание из дохода соответствующего лица;
  • перечисление в бюджет с соблюдением сроков;
  • оформление документов, в том числе справки 2-НДФЛ и других бумаг, подтверждающих полученный сотрудником доход.

Т.е. агент берет на себя все обязанности, связанные с уплатой НДФЛ, а сам сотрудник никак не участвует в этой процедуре, поскольку у него нет подобных полномочий.

Т.е. агент берет на себя все обязанности, связанные с уплатой НДФЛ, а сам сотрудник никак не участвует в этой процедуре, поскольку у него нет подобных полномочий.

Каковы обязанности налогового агента по НДФЛ?

Налоговый агент по НДФЛ выполняет функции сборщика налогов с доходов физических лиц. Обязанности налоговых агентов по НДФЛ заключаются не только в расчете налога, его удержании и перечислении в казну, но и в сдаче своевременной отчетности по нему.

Налоговый агент по НДФЛ выполняет функции сборщика налогов с доходов физических лиц. Обязанности налоговых агентов по НДФЛ заключаются не только в расчете налога, его удержании и перечислении в казну, но и в сдаче своевременной отчетности по нему.

24.05.2018

Если же исполнителем по договору является иностранная организация, не имеющая представительства в РФ, то ее работникам придется самостоятельно декларировать доходы, полученные за выполнение трудовых обязанностей на территории РФ, и уплачивать НДФЛ (пп. 1 п. 1, п. 2 ст.

Порядок документооборота с ФНС

Налогоплательщик после отправки отчета получает следующие документы:

1. Подтверждение даты отправки отчета

Это электронный документ, формируемый специализированным оператором связи, содержащий данные о дате и времени отправки декларации. Формируется сразу после отправки отчета.

Дата представления отчета, которая указывается в квитанции о приеме, соответствует дате, зафиксированной в подтверждении даты отправки.

2. Извещение о получении либо сообщение об ошибке.

  • Извещение о получении — электронный документ, подтверждающий факт получения отчета налоговым органом. Формируется налоговым органом, поступает в течение 4 часов после отправки отчета. При поступлении извещения о получении документооборот продолжается. Необходимо дождаться результатов дальнейшей проверки отчета налоговым органом.
  • Сообщение об ошибке — электронный документ, формируемый налоговым органом, содержащий информацию об ошибках. Поступает от ИФНС в течение 4 часов после отправки отчета. Если вам пришло сообщение об ошибке, это значит, что отчет не принят. Документооборот прекращается. Необходимо исправить ошибки, указанные в сообщении, и повторить процедуру отправки отчета.

3. Квитанция о приеме либо уведомление об отказе.

  • Квитанция о приеме — электронный документ, формируемый налоговым органом, подтверждающий факт приема отчета. Поступает от ИФНС в течение следующего рабочего дня после отправки отчета. При получении квитанции о приеме документооборот продолжается. Необходимо дождаться результатов ввода данных в базу налогового органа.
  • Уведомление об отказе — электронный документ, формируемый налоговым органом, подтверждающий факт отказа в приеме сведений с указанием причин отказа. Поступает от ИФНС в течение 6-12 часов после отправки отчета. Если пришло уведомление об отказе, это значит, что отчет не принят. Документооборот прекращается. Необходимо исправить ошибки, указанные в уведомлении, и повторить процедуру отправки отчета.
READ
Минимальный налог при УСН

4. Извещение о вводе либо уведомление об уточнении.

  • Извещение о вводе — электронный документ, формируемый налоговым органом, подтверждающий факт загрузки отчета в базу инспекции. Поступает от ИФНС в течение двух рабочих дней после отправки квитанции о приеме. Если пришло извещение о вводе, это значит, что отчет принят. Документооборот завершен.
  • Уведомление об уточнении — электронный документ, формируемый налоговым органом, подтверждающий факт загрузки отчета в базу инспекции, но содержащий сообщение о необходимости предоставить уточнения. Поступает от ИФНС в течение двух рабочих дней п осле отправки квитанции о приеме . Если пришло уведомление об уточнении, это значит, что отчет принят, но требует уточнений. Необходимо отправить корректирующий отчет, внеся необходимые уточнения.
  • Извещение о получении — электронный документ, подтверждающий факт получения отчета налоговым органом. Формируется налоговым органом, поступает в течение 4 часов после отправки отчета. При поступлении извещения о получении документооборот продолжается. Необходимо дождаться результатов дальнейшей проверки отчета налоговым органом.
  • Сообщение об ошибке — электронный документ, формируемый налоговым органом, содержащий информацию об ошибках. Поступает от ИФНС в течение 4 часов после отправки отчета. Если вам пришло сообщение об ошибке, это значит, что отчет не принят. Документооборот прекращается. Необходимо исправить ошибки, указанные в сообщении, и повторить процедуру отправки отчета.

С изменениями и дополнениями от:

12 декабря 2014 г.

наименование элемента. Приводится полное наименование элемента*(4);

Как сохранить электронные документы сданных отчетов и представить их контролерам?

Источник: ЗАО «ОВИОНТ ИНФОРМ»

Авторы: ЛюбовьУльянова, к.э.н., Владимир Виноградов, к. ф.-м. н.

1. Документы, подтверждающие факт сдачи отчетности в различные контролирующие органы

1.1 Обмен электронными документами между налогоплательщиком и ФНС

Согласно Порядку (утв. Приказом ФНС от 02.11.2009 №ММ-7-6/534@) представления отчетности в ФНС в электронном виде факт сдачи отчетности в ФНС подтверждается квитанцией о приеме, в которой дата представления документа фиксируется на основании даты, указанной в электронном документе «Подтверждение даты отправки», формируемом спецоператором связи или самим налоговым органом (при отправке непосредственно в налоговый орган).

Факт того, что отчетность без ошибок загружена в информационную базу данных налогового органа, подтверждается электронным документом «Извещение о вводе». Если же в отчетности обнаружены неточности, то ИФНС вышлет «Уведомление об уточнении», получив которое налогоплательщик должен исправить указанные в уведомлении ошибки и повторно выслать декларацию в ИФНС. При этом штрафные санкции за несвоевременное представление отчетности не взыскиваются, так как дата сдачи ранее уже зафиксирована в документе «Подтверждении даты отправки».

Табл. 1. Типы сопровождающих документов, используемых в электронном документообороте с ИФНС

Тип документа

READ
Льготы инвалидам по налогам

Начало имени файла

КНД

Информационное сообщение о достоверности, выданной представителю о наделении его полномочиями по исполнению обязанностей в налоговый орган

Уведомление об уточнении налоговой декларации

Квитанция о приеме

Форма утв. Приказом ФНС России от 25.02 2009 №ММ-7-6/85@

Подтверждение даты отправки налогоплательщиком (представителем) декларации (расчета) в электронном виде

Уведомление об отказе в приеме налоговой декларации (расчета) в электронном виде

Форма утв. Приказом ФНС России от 25.02 2009 №ММ-7-6/85@

Извещение о вводе сведений, указанных в налоговой декларации

Извещение о получении электронного документа (документов) в электронном виде

Рис. 1. Состав электронных документов, сопровождающих сдачу декларациипо налогу на прибыльв налоговый орган

Как видно из Рис. 1, документооборот включает файлы двух типов:

  1. .xml-файл – это электронный вариант документа отчетности или подтверждающего его отправку документа, составленный по установленному ФНС формату;
  2. sig-файл – это электронно-цифровая подпись (квалифицированная ЭЦП) уполномоченного лица, подписавшего документ, а именно: налогоплательщика, спецоператора или контролирующего органа. Для удобства связывания файла документа и его ЭЦП, имя последнего обычно образуется путем добавления к имени файла документа расширения «.sig». Таким образом, образуется файл ЭЦП, имя которого оканчивается на «.xml.sig». Почему «обычно», потому что программы некоторых спецоператоров так не поступают, чем затрудняют понимание пользователями и другими программами назначения и связи образуемых файлов.

1.2. Характеристики электронного документооборота между налогоплательщиком и ФСС

Порядок обмена документами в электронном виде с ЭЦП между страхователями и Фондом социального страхования, утвержденный Приказом ФСС от 12.02.2010 №19 (в ред. от 14.06.2011), предполагает, что документом, подтверждающим сдачу формы 4-ФСС, является:

  1. квитанция о получении Расчета или
  2. квитанция о получении Расчета с ошибками

Дата представления отчета, от которой зависит, своевременно ли страхователь представил отчетность, фиксируется в самой в квитанции (а не в подтверждении даты отправки, поскольку такой документ при сдаче отчетности в ФСС не предусмотрен).

При получении квитанции с ошибками Фонд рекомендует внести исправления в форму 4-ФСС (в соответствии с протоколом ошибок) и повторно направить отчет на шлюз ФСС. В этом случае датой представления отчета будет считаться дата, указанная в первой сформированной квитанции за текущий отчетный период.

К документам, сопровождающим отправку формы 4-ФСС в электронном виде, относятся отчеты об ошибках форматного и/или логического контроля (при наличии таковых ошибок), а также квитанция (см. Табл. 2).

Табл. 2. Типы сопровождающих документов, используемых в электронном документообороте с ФСС

Тип документа

Пример имени файла

Отчет об ошибках форматного контроля

3003-7597-7033-01-0000000000.txt, где последние 10 знаков – регистрационный номер в ФСС

Отчет об ошибках логического контроля

1.3 Характеристики электронного документооборота между налогоплательщиком и ПФР

Согласно Распоряжению Правления ПФР от 11.10.2007г. №190р, которым регламентируется электронный документооборот со страхователями, документом, подтверждающим факт представления отчетности в ПФР, является протокол контроля отчетности. Последний может иметь как статус «положительный», означающий, что отчетность считается успешно принятой и «отрицательный», в случае, если в отчетности в ПФР были выявлены ошибки, которые следует исправить и отправить отчетность заново.

READ
Можно ли вернуть налог с покупки автомобиля

Аналогично отчетности в ФНС, сформированные в электронном виде сведения персонифицированного учета и РСВ-1 обычно представляют собой файлы двух типов: «.xml» и «.xml.sig».

Рис. 2. Состав электронных документов, сопровождающих сдачу пакета сведений в ПФР

2. Особенности хранения подтверждающих сдачу документов

Определившись с теми документами, которыми подтверждается факт сдачи отчетности в контролирующие органы, разберемся с местами их хранения/размещения.

Итак, по порядку. Отчетность в ФНС в электронном виде можно представить через:

  1. спецоператора связи,
  2. непосредственно в налоговый орган по безспецоператорной схеме, например, через систему ГНИВЦ-Прием Регион (схема ГПР) или через сайт ФНС России.

В первом случае отправленная отчетность, а также комплект подтверждающих документов передаются через сервер спецоператора связи. А у некоторых спецоператоров такие документы могут храниться в зашифрованном виде на сервере спецоператора, например, на сервере системы «Контур-Экстерн». Если же требуется, представить электронные документы отчетности, заверенные налоговым органом, в кредитную организацию, аудиторам, в конкурсную комиссию или проверяющим контролирующих органов, то их необходимо сохранить на диск. Это можно сделать, используя функцию сохранения документооборота. Такие функции в большинстве программ отправки электронной отчетности реализованы. Именно так «сохранение документооборота» они называются в программе «Баланс-2W» и системе «Контур-Экстерн».

Если отчетность отправлена через сайт ФНС, то документ сданной отчетности и его ЭЦП, а также подтверждающие ее представление документы должны хранятся на сайте ФНС (см. Рис. 3).

Рис. 3. Отчетность и сопровождающие ее документы, отправленные через Портал ФНС

Все электронные документы, которыми обменивается налогоплательщик, спецоператор (если он участвует в электронном документообороте) и налоговый орган, обычно сохраняются в виде файлов двух форматов: «.xml», и «.xml.sig». Первый документ – это сформированный по установленному формату электронный файл документа. Второй – электронная подпись под документом уполномоченного лица.

Xml-файл можно открыть с помощью браузера, а вот «прочитать» его может только специалист, разбирающийся в форматах документов (см. пример файла на Рис. 4).

Рис. 4. Файл сообщения об ошибке в декларации, поступивший из ФНС

Просмотреть в удобном виде файлы с расширением «.xml.sig», содержащие ЭЦП, можно с помощью специализированного программного обеспечения, позволяющего проверять подписи под электронными документами. Одной и таких известных программ является КриптоАРМ – программа, предоставляющая диалоговый интерфейс для выполнения криптографических операций, таких как шифрование и расшифрование, формирование и проверка электронной подписи и других.

С хранением отчетности в ФСС ситуация несколько иная. Формы 4-ФСС, отправленные в электронном виде, поступают на единый для всей страны шлюз приема, где и хранятся квитанция об их приеме, являющиеся электронными юридически значимыми подтверждающими документами. При наличии ошибок на Шлюзе ФСС также можно найти протокол ошибок форматного и (или) логического контроля.

Рис. 5. Отображение состояния электронного документооборота с ФСС на Шлюзе приема

Для чтения квитанции ФСС предлагает страхователям воспользоваться программой ARM.exe, которая расшифровывает файл квитанции, имеющей расширение «.p7e», подписанный уполномоченным лицом ФСС.

READ
Квитанция о приеме налоговой декларации в электронном виде

С документами, подтверждающими представление отчетности в ПФР в электронном виде, ситуация тоже имеет свои особенности. Так, завершенный документооборот по персонифицированному учету, по требованиям ПФР, не подлежит хранению на серверах спецоператоров связи. Поэтому страхователи, использующие web-сервисы спецоператоров для отправки и хранения документов и желающие в любой момент просмотреть и при необходимости предоставить проверяющим их деятельность лицам не только саму отчетность в ПФР, но и документы, подтверждающие ее представление, должны своевременно сохранять документы у себя на рабочем месте. Для этого у таких спецоператоров предусмотрена специальная функция «Сохранить все документы и подписи».

Сохраненная на рабочую станцию страхователя отчетность и подтверждающие ее сдачу документы, как уже говорилось ранее, тоже обычно состоит из файлов двух типов: «.xml» и «.xml.sig» (см. Рис. 2). Просмотреть их можно также как и налоговую отчетность с помощью программного обеспечения, позволяющего расшифровывать и проверять подписи под электронными документами, например, программы КриптоАРМ.

Таким образом, для просмотра и надежного хранения документов, подтверждающих сдачу отчетности в контролирующие органы, компаниям рекомендуем:

  1. регулярно сохранять в электронном архиве на своем диске комплекты электронных документов, подтверждающих сдачу отчетности в контролирующие органы,
  2. иметь возможность просматривать эти электронные документы с помощью специализированных программ. Но для этого такие программы, как вышеупомянутые КриптоАрм и ARM.exe не очень удобны. КриптоАрм, являяся универсальной, не позволяет просматривать xml-отчеты в удобочитаемом бухгалтером виде, а ARM.exe предназначена только для работы с расчетом 4-ФСС.

3. Программное обеспечение для хранения и просмотра подтверждающих сдачу отчетности документов

Для работы с архивом электронных документов компанией «ОВИОНТ ИНФОРМ», разработана программа «Баланс-2: Просмотр электронных документов», позволяющая просматривать электронные документы, подготовленные в соответствии с требованиями ФНС, ПФР и ФСС России и форматами файлов документов для передачи их в электронном виде.

Программа позволяет в удобном для бухгалтера и проверяющего виде просматривать:

  • список документов, подтверждающих факт сдачи отчетности в контролирующий орган (Рис. ),

Рис. 6. Главное окно программы «Баланс-2: Просмотр электронных документов»

  • электронный документ отчетности, представленный в контролирующий орган, включая ФНС, ФСС и ПФР ( Рис. 7),

Рис. 7. Электронный документ отчетности

Программа будет полезной не только лицам, подготавливающим и принимающим отчетность в соответствии с требованиями закона, то есть налогоплательщикам и контролирующим органам – ФНС, ПФР, ФСС, но и лицам, желающим обмениваться электронными документами по своему желанию, например, кредитным организациям, принимающим отчетность заемщиков в электронном виде, их клиентам, аудиторам, руководителям финансовых подразделений.

Программа «Баланс-2: Просмотр электронных документов» может применяться пользователями не только программы «Баланс-2W», но других программ подготовки электронной отчетности и абонентами любых специализированных операторов связи.

  • электронный документ отчетности, представленный в контролирующий орган, включая ФНС, ФСС и ПФР ( Рис. 7),

Рис. 7. Электронный документ отчетности

Ссылка на основную публикацию